Si tu me lis je peux parier que tu es une personne qui a des projets. Probablement beaucoup même.
Ce n’est pas très risqué comme pari puisque tout le monde parle de “projet” et tout le monde en a. Des tas même. Du coup, on pense que c’est une notion assez claire… Sauf qu’en fait… c’est un peu comme la notion de “propreté” quand tu passes dans la salle de bain après tes enfants ou celle de “se dépêcher” le matin pour partir à l’école. On comprend vite que tout le monde n’a pas la même définition.
A plusieurs reprises lors de mes accompagnements autour de la gestion du temps ces dernières semaines, un truc m’a frappé : l’importance fondamentale de bien définir et calibrer ses projets quand on veut être plus efficace, et surtout moins stressé•e ou frustré•e.
Donc aujourd’hui je vais reposer les bases (vite fait) et te partager les 6 erreurs à éviter pour gérer correctement son temps : c’est à dire arriver à faire ce qui compte vraiment pour nous.
Et le projet fut…
Lorsqu’on a des responsabilités, surtout si elles s’étendent dans plusieurs domaines (le pro, le perso, les enfants…), on est vite submergé•e de “trucs à faire”.
3 choix s’offrent alors à nous :
- Tenter de gérer tout ça à la seule force de notre mental, frôler l’implosion cérébrale et oublier quand même des trucs (importants bien entendu les trucs, comme prendre le RDV annuel chez le spécialiste du petit ou déclarer son CA dans les temps).
- Déléguer la charge mentale à une autre personne (certains sont plus doués que d’autres à ça).
- Poser tout ou partie de ces “trucs” sur une liste histoire de se vider la tête, sans faire prendre de risque à son entreprise, ses proches ou soi-même.
Et c’est ainsi que naît la fameuse To Do list (réjouissance).
Sauf que, tu le sais probablement, une To Do list, c’est pas très efficace (déception).
C’est juste une longue litanie de “trucs à faire”, sans ordre, ni priorité, ni date. Et en plus elle ne fait que s’allonger, la fourbe.
Sensation de noyade, inefficacité et, même si on en vient à bout, insatisfaction garantie…
La solution ?
Les projets ou plutôt la gestion par projets.
Oui je sais, ça n’a rien de révolutionnaire (c’est pas le but en même temps). Tu vas me dire : On peut regrouper un petit paquet d’actions en projets ça ne change pas le problème… Et bah en fait si. Ça permet plus de clarté et d’efficience. A condition de faire ça bien.
Back to basics
D’abord laisse-moi te rappeler une petite définition. Un projet c’est :
- Un objectif (passer d’un état A à un état B)
- Des dates de début et de fin
- Une suite d’actions (et parfois de sous-actions) à effectuer.
Et pour que ça marche il faut éviter quelques erreurs qui font capoter l’efficacité et la satisfaction.
Erreur #1- Avoir des projets décorrélés de ce que tu veux vivre
Ou le fameux « Elle a tout pour être heureuse et pourtant… ».
Pro de l’organisation ou pas, le meilleur moyen de ressentir de l’insatisfaction et de la frustration c’est de faire des trucs sans avoir réfléchi en amont à ce qu’on voulait vivre.
Si tu ne choisis pas de direction, la vie, le hasard, les autres (surtout les autres)… se chargeront de t’en donner une. Tu es comme un bateau avec un bon équipage mais sans Capitaine : tu ne coules pas, tu avances bien même, mais tu vas où la mer te porte.
Lire aussi : Tu as besoin d’un équipage entier pour avancer et Capitaine ou Navigatrice ? Comment comment mener à bien tes projets, selon ton profil
Avant de travailler avec mes client•es sur leur gestion du temps et de voir là où iels pourraient en gagner, je leur fais toujours prendre un temps pour poser leurs intentions et leurs objectifs. Puis des projets en lien avec ça… Ensuite seulement, on regarde comment faire de la place dans le planning histoire de mettre ces projets qui font sens. On peut alors retirer ou repousser éventuellement ceux qui n’en font pas ou plus.
Je sens bien l’impatience de certain•es à aller dans le vif du sujet… Mais la vie, ses grandes (et moins grandes) réalisations ne sont faites que du cumul de nos minutes quotidiennes… Alors avant de commencer à cumuler efficacement ces minutes, il est indispensable de poser à quoi on veut vraiment les allouer.
A faire : Avant de te jeter à corps perdu dans la planification ou l’action, pose-toi 15 min. et demande toi ce que t’as envie de vivre dans les mois (ou les années) qui viennent. Par exemple, tu peux te demander quelle couleur tu veux donner à ton année et comment tu pourrais mesurer ça concrètement. Ensuite, vérifie si tes projets en cours vont bien dans ce sens.
Erreur #2- Confondre Objectifs et Projets
Un objectif est un but à atteindre, un résultat à obtenir.
Un projet est un moyen, parmi tant d’autres, d’obtenir ce résultat.
Ça paraît simple et juste une histoire de sémantique sans importance mais ce n’est pas le cas.
Confondre objectif et projet c’est bien souvent, oublier de passer par la case “résultat désiré” pour penser tout de suite aux moyens à mettre en oeuvre. C’est, par exemple, penser que publier sur Instagram chaque jour est un objectif en soi**,** plutôt que de poser que ce qu’on veut c’est 2500 personnes dans notre communauté afin d’y trouver suffisamment de client•es, et qu’il y a moult façon d’y arriver, avec ou sans Instagram.
C’est se retrouver avec des projets lourds, sur lesquels repose la réussite, sans alternative. C’est se fermer des portes et être toujours insatisfait•e :
- Si le projet déguisé en objectif est atteint, c’est cool mais c’est pas non plus fifou parce que c’était juste un objectif de moyens
- Si le résultat attendu n’est pas atteint, on est déçu et comme on a oublié pourquoi on faisait les choses on trouve moins facilement d’autres moyens de faire.
Pile je gagne, face tu perds…
A faire : Pose-toi la question “Quel résultat je veux atteindre et quand ?” et “Est-ce qu’il y a un autre but derrière ou c’est l’objectif final ?”. Et seulement ensuite “Comment je peux faire ?” Vérifie que tu n’as pas des projets qui sont des objectifs cachés actuellement, avec “Qu’est-ce que je veux atteindre avec ça ?”.
Erreur #3- Confondre Centre d’intérêt (ou Domaines de vie) et Projets
Un autre écueil qui génère de la frustration en matière de gestion de projets c’est de confondre les projets et les “domaines” de nos vies.
Un “domaine” de vie c’est une façon de découper nos vies selon nos activités, nos centres d’intérêts etc. C’est un peu les casquettes qu’on porte selon les moments. Par exemple, ça peut être : Vie pro, vie perso. Ou, un peu plus précis : job, side-project, perso-famille, santé-bien être, créativité…
Les projets sont comme des dossiers qui se classeraient à l’intérieur de ces domaines.
Si tu es passionné•e par le dessin, tu peux avoir plusieurs projets liés à ton centre d’intérêt : créer une petite série de dessins, participer à Inktober, etc. Mais “Dessiner” ce n’est pas un projet, ça n’a pas de début, pas de fin, pas d’objectif concret… C’est donc infini et hyper décourageant.
A faire : Vérifie si tes projets en cours sont assez concrets et balisés par des dates. Demande-toi comment tu sauras que c’est fini.
Erreur #4 – Mal calibrer ses projets
Quand on parle de projet la taille ça compte beaucoup :
- Trop gros et tu vas avoir l’impression de ne jamais en voir le bout. Ce qui peut entraîner une grosse démotivation face à l’impression que les choses n’avancent pas ou pas assez vite, voire de la procrastination face à l’ampleur de la tâche (ça me rappelle ce dessin de David Walker)
- Trop petit et tu vas probablement avoir l’impression d’avoir bien trop de projets sur le feu (sauf si t’en n’as que quelques uns mais généralement découper petit veut dire qu’on a plus de morceaux).
Il faut donc trouver le bon équilibre pour toi… Je n’ai pas de chiffres ou de tailles parfaites à te donner parce qu’en réalité ça peut dépendre de plein de facteurs, comme ta personnalité et ton niveau d’énergie du moment.
Mais j’ai quand même un conseil : le calibrage d’un projet ça peut se bouger en cours de route. Quand un projet commence à prendre trop d’ampleur et que tu te sens un peu dépassée, vois si tu peux le découper en plusieurs projets qui vont s’étaler dans le temps, afin de pouvoir en finir un bientôt (satisfaction !). Et si tu as trop de petits projets sur le feu et que ça te paraît interminable, tu peux peut-être les regrouper sous un seul grand projet un peu plus long terme (si ce n’est pas possible alors rendez-vous au point 5 pour la solution à ce problème).
C’est ainsi que j’ai découpé la refonte de ce site en 4 projets : Refonte des contenus existants, Création de nouveaux articles, Création d’un nouveau Lead Magnet, Refonte graphique du site.
Mais que j’ai regroupé tous mes mini-projets “Créer un article sur tel sujet” sous le projet “Création de nouveaux articles”, plutôt que d’avoir 35 petits projets alignés sur mon Dashboard (le stress).
A faire : Vérifie si tes projets en cours ou à venir bientôt te paraissent trop énormes et interminables, ou au contraire trop petits et étouffants par leur nombre. Ré-équilibre si c’est le cas et pense à faire ça régulièrement.
Erreur #5 – Vouloir tout mener de front en même temps
Disclaimer : Prépare-toi, tu ne vas probablement pas aimer ce conseil-ci. On va parler de choix…
Je sais, je sais, choisir c’est parfois renoncer. Mais parfois ce n’est que repousser et puis ne pas choisir et tout vouloir mener de front c’est finir par ne rien mener à destination non plus.
Dooooonc, si tu veux pouvoir aller au bout de tes projets, il est préférable d’en avoir un nombre limité en même temps. Encore une fois, pas de chiffre magique mais si tu peux les compter sur les doigts d’une main c’est pas mal. Et puis comme, en réalité, ça dépend aussi de la taille des-dits projets, il faut surtout être réaliste vis à vis du temps dispo pour chacun.
Rappelle-toi qu’officiellement tous les Retourneurs de Temps ont été détruits et que, faute de mieux, un peu de tri et de planification donne des résultats assez magiques.
De mon côté, comme je ne peux pas empêcher mon cerveau de lancer de nouvelles idées, j’ai un espace “projet à faire” (plus tard, un jour) sur mon espace de gestion de projets Notion 
» />. En fin de mois, je choisis les projets que je veux faire mois suivant parmi ceux en cours et ceux à faire. Je leur assigne des semaines (avec le plus de réalisme possible même si c’est pas toujours gagné) et je vérifie déjà qu’il n’y en a pas trop sur la même semaine (grâce à une vue en diagramme de Gantt, j’te montre ça ci-dessous avec une vue faite de faux projets, les miens étant top secret bien entendu).
Enfin, je choisis mes 3 projets prioritaires du mois, pour être certaines de mettre ma disponibilité sur ça en 1er (en plus j’ai un petit système dans Notion pour que toute tâche rattachée à un projet prioritaire ait une icône particulière, comme ça je ne les perds pas de vue au quotidien). Un exemple ci-dessous, extrait de mon espace Notion au moment où j’écris ce contenu (carré rouge = dans le projet prioritaire #1, si c’est orange c’est le 2 et jaune pour le 3ème).
Si tu veux plus d’info sur cet outil c’est par ici.
A faire : Vérifie combien tu as de projets sur le feu en ce moment. Est-ce que c’est réaliste ? (N’oublie pas dans ton estimation qu’il y a aussi des tâches hors projet, des tâches récurrentes et un paquet d’imprévus qui vont avoir besoin de ton temps aussi). Est-ce que tu peux en décaler certains pour être plus focus sur ceux qui sont prioritaires ?
Erreur #6 – Mal découper ses projets
Dernière erreur qui peut avoir un gros impact sur ta motivation et donc l’avancée d’un projet : son découpage.
On l’a dit, un projet c’est une suite d’actions. Le problème c’est que parfois on a les yeux plus gros que le ventre quand on choisit la taille d’une action.
Dans l’idéal, une action devrait pouvoir être réalisée sur une journée (que ce soit en 10 min. ou en 5h) afin de pouvoir cocher “fait” à la fin de la journée et passer à l’action suivante. Dans la réalité, si ça prend plus d’un jour ce n’est pas très grave, tant que tu sens que tu avances et que tu as de la clarté sur ce qu’il y a à faire chaque jour.
Si tu as du mal à prévoir le temps juste pour tes tâches, tu pourrais avoir besoin d’une petite phase de time tracking
Par exemple, si tu veux relooker un meuble déniché dans le grenier de ta mémé, tu vas probablement avoir quelques étapes comme :
- Choisir le style et les couleurs
- Préparer le meuble
- Appliquer une sous-couche adaptée
- Peindre le meuble
Et peut-être est-ce suffisant pour toi, ça va aller comme sur des roulettes (expression so 19ème siècle)
Mais, selon ton niveau de motivation et de compétences dans le domaine, ça pourrait être utile de découper plus finement, avec des micro-tâches faisables et cochables rapidement (la satisfaction de cocher des cases est tellement incroyable). Genre :
- Aller s’inspirer sur Pinterest (temps limité… sinon t’es foutu•e)
- Lister le matériel nécessaire
- Acheter les peintures et le matériel
- Prendre des photos du avant
- Nettoyer le meuble
- Poncer le meuble
- Appliquer une sous-couche adaptée
- Peindre la 1ère couche
- Peindre la 2ème couche
- Prendre des photos du après
- Aller crâner sur Insta en sirotant un mojito
A faire : Vérifie que les tâches envisagées pour tes projets sont réalisables en une journée ou, en tout cas, en un espace-temps suffisamment court pour que ça te paraisse “accessible”. Si ce n’est pas le cas, découpe jusqu’à ce que ça te paraisse plus léger (il ne faut pas que la longueur de la liste t’étouffe non plus).
Après ce tour d’horizon plutôt exhaustif de tout ce qui peut mettre des bâtons dans les roues de nos projets (on est définitivement sur une thématique « expression du siècle dernier »), dis-moi : quelle erreur fais-tu le plus fréquemment ?
Tu peux m’en parler en commentaire (oui ça se fait encore) ou venir échanger sur le salon Discord où on parle d’organisation ici. Tous tes retours, remarques, questions ou partages d’expérience sont les bienvenus et sur Discord tu ne seras pas happé•e par les notif’ ou la timeline…
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Si tu veux travailler avec moi sur la gestion de ton temps, mettre de la clarté et faire de la place pour les projets qui te tiennent vraiment à coeur, mon accompagnement Capitaine de mon navire est fait pour ça. Il existe en format groupe ou individuel et toutes les infos sont ici.
Et si tu es curieux•se de l’outil de gestion de projet (et bien plus) que j’ai construit sur Notion, je te montre ça (et tu peux te le procurer) ici
Hello, merci pour cet article qui me fait réaliser encore plus que j’ai un problème d’organisation . Grâce à vous, je vais essayer de mieux découper mes tâches, votre exemple m’a vraiment inspiré !! Merci encore ! Bien à vous !
C’est le nerf de la guerre l’organisation pour mener à bien un (nouveau) projet. Il faut se fixer des objectifs à chaque étape et avancer pas à pas. On a toujours tendance à regarder la ligne d’arrivée (et à courir trop vite 🙂 ), alors qu’il faut se concentrer sur chacune des étapes intermédiaires.
Merci @Nora pour votre retour. Ravie que ça vous soit utile.
@Xavier : Tout à fait, la ligne d’arrivée c’est bien pour fixer ce qu’on veut au départ et éventuellement pour se motiver, mais au quotidien on est que dans les étapes.