Pourquoi et comment j’utilise Notion dans mon entreprise et ma vie perso

Tu as probablement entendu parler de Notion à droite à gauche, mais peut-être que tu ne sais pas bien en quoi consiste exactement cet outil dont tout un tas de personnes semblent être tombées amoureuses. Est-il vraiment si incroyable ? Peut-il gérer une bonne partie de ta charge mentale à ta place ? Fait-il le café (et est-ce George Clooney qui le sert) ? Permet-il de suivre tes projets sans rien oublier ? Mouche-t-il tes enfants ? Ses concepteurs ont-ils injectés un filtre d’amour entre les lignes de code ?

Alors, dans l’ordre : oui, carrément, non (et non mais tu peux ajouter une photo de George si c’est ton kif), bien entendu, non mais il peut te rappeler de le faire éventuellement, peut-être qui sait…

Bref… Aujourd’hui, après des semaines passées à en parler aux abonné•es à ma newsletter, je fais ma déclaration d’amour officielle à Notion et je t’explique surtout pourquoi et comment utiliser Notion dans ton entreprise et ta vie perso (en partant de mon exemple, il y a sûrement 153 autres bonnes raisons d’utiliser cet outil).

Note que si tu es déjà un•e aficionado de Notion et que tu veux surtout t’inspirer de mon utilisation te donner des idées : tu peux aller directement à la 3ème partie histoire de gagner du temps. Toutefois, si tu ne connais pas ou peu Notion, je te recommande de lire tout le contenu pour comprendre de quoi on parle.

1- D’abord c’est quoi Notion

Notion est un outil ultra-polyvalent, ce qui en fait toute sa puissance et toute sa difficulté au départ.

Reprenons la définition brève de Wikipédia : Notion est une application de prise de notes, de bases de données, des tableaux Kanban, de wikis, de calendriers et de rappels. C’est à la fois un idéateur et un wiki. Ce logiciel peut être utilisé pour un usage individuel ou en collaboration avec d’autres.

Ouaip, tout ça en même temps (et si t’as pas la définition de Kanban, idéateur ou wiki, t’inquiète on va développer).

En gros, avec Notion, tu peux, en solo ou en équipe :

• Gérer des connaissances de manière assez poussées (faire une grosse base de ressources interconnectées type wiki pour ton entreprise ou ton assoc’, croiser des idées, retrouver les infos dont tu as besoin en 2 clics…) puisque tu peux :
  • Écrire et organiser tes idées et tes notes (comme sur un logiciel de prise de note type Evernote)
  • “Stocker” et organiser ultra-facilement des contenus croisés sur internet (une sorte de Pinterest mais en mieux parce que tu peux carrément importer tout ou partie d’un contenu, et pas juste une image + un lien)
  • Ranger toutes ces infos au même endroit et/ou les mettre en relation les unes avec les autres
• Gérer des projets petits ou grands (faire un calendrier éditorial, organiser les travaux de ton appart’, suivre ta to do quotidienne…) puisque tu peux :
  •  Créer des projets, sous-projets, tâches… avec autant de sous-niveaux que voulu
  • Assigner des dates butoirs, des périodes de travail, des personnes responsables
  • Organiser tout ça en vue Kanban (comme un Trello), en calendrier classique, en diagramme de Gantt (l’outil de représentation visuelle de gestion de projet par excellence)

Globalement, si tu as déjà utilisé Asana ou un logiciel de ce genre, tu peux faire tout pareil dans Notion.

(Un petit exemple de diagramme de Gantt au cas où tu ne connaisses pas cet outil parce que tu préfères -bizarrement- passer du temps sur autre chose que sur la représentation visuelle de l’état d’avancement d’un projet.)

• Faire des liens entre les trucs à faire et les informations stockées de 1001 manière différentes et les afficher comme bon te semble.

Notion s’appuie surtout sur la puissance des bases de données. C’est-à-dire que tu peux stocker chaque page que tu créés (un contenu que tu rédiges, une info croisée sur le net, le contenu d’un dossier client, la recette du dahl de lentilles de ta meilleure amie, les idées de cadeaux de Noël pour ta famille, la filmographie d’Andrew Scott, les tâches du projet déco de ta chambre et celles du projet de DIY de cache-pot en macramé…) dans des bases avec un certain nombre de champs à compléter (par exemple, un champ “date de travail” pour toutes les tâches, un champ “ingrédients” pour toutes les recettes etc). Et tu pourras ensuite trier, croiser, afficher les pages en fonction des infos entrées dans ces champs.

Et toute la puissance de la bête vient du fait que c’est toi qui va choisir les champs que tu veux créer pour chaque base de données, selon ton besoin, et que tu peux faire des liens entre elles.

Enfin, dans Notion on peut stocker du texte, des liens, des images, des vidéos, des audios, des bouts de code, des fichiers… (pas trop lourds par contre si tu veux rester sur un plan gratuit c’est jusque 5 Mo par fichier), utiliser des éléments de mise en page, des formules (pas magiques mais presque), des intégrations d’autres appli et des gifs (indispensables)

2- Pourquoi j’ai choisi Notion

En 2 mots : Second Cerveau.

Notion permet de gérer des quantités d’infos très différentes, de faire des liens dans tous les sens entre elles si on veut et il est hyper adaptable.

Tu peux par exemple, avoir une base de données avec toutes tes recettes favorites (liens vers des sites web, ou contenus rédigés par tes soins sur la page) avec un champ “ingrédients” et un “saison” et décider d’afficher uniquement les recettes avec des carottes ou seulement celles d’automne (ou un croisement des 2). Mais tu pourrais préférer avoir un champ “Note donnée par les enfants” et décider de n’afficher que les recettes ayant une note supérieure à 4/5 pour les soirs où tu n’as pas envie d’entendre un énième “Ah beurk, c’est pas bon !” ou un champ “Durée totale de préparation réelle” etc.
Tu pourrais aussi faire un lien entre ces recettes et une base de données des courses à faire, et puis une avec ta To do list pour ne pas oublier d’aller acheter les ingrédients de cette fameuse recette.

Si à l’évocation de cette réduction drastique de ta charge mentale et de l’augmentation proportionnelle de ta sérénité, tu as envie de l’épouser, c’est normal.

(Si un outil de planification des repas et des courses te tente, j’en ai un parmi mes templates gratuits, sur inscription ici Il ressemble à ça :

On place les recettes qu’on veut faire sur le jour de la semaine et hop, voici la liste des ingrédients à avoir dans les placards

)

Bref, revenons à nos moutons après cette grosse parenthèse.

J’ai donc choisi Notion parce que je suis adepte du sur-mesure, de l’outil qui se plie aux besoins de l’humain et non l’inverse.

Et puis j’avais vraiment envie de pouvoir tout gérer au même endroit : infos, connaissances, idées, listes diverses, gestion de projets et to do quotidienne. Je trouve ça beaucoup plus efficace pour gagner du temps et faire émerger des idées.

Auparavant, j’avais :

• Asana pour ma gestion de projet en particulier quand je bossais en équipe chez Les Aventurières
• Trello pour le calendrier éditorial (j’aurais pu migrer sur Asana j’imagine)
• Mon ordi pour stocker mes contenus et une partie de mes notes
• Canva pour stocker mes contenus visuels créés là-bas
• Mon BuJo pour mes listes (genre les films à voir avec les enfants, les bouquins lus etc.), ma to do quotidienne, mes tâches récurrentes, certaines infos ou idées concernant de gros projets pro et perso
• Pinterest ou les favoris de mon navigateur pour retrouver des contenus utiles pour certains projets
• Evernote pour les notes à prendre en déplacement (parce que mon BuJo était quand même un peu trop énorme pour le balader partout… un smartphone c’est plus petit qu’un carnet-classeur A5 et puis j’aime pouvoir modifier des trucs sans faire de rature)
• Google Drive pour les contenus collaboratifs (ou parfois des échanges de mails avec des clientes)
• Des mémos collés sur le frigo pour certaines infos (toujours très élégant d’avoir le dépliant de tri des ordures ménagères sur son frigo)
• Des fichiers Excel pour certaines listes ou projets quand j’atteignais les limites du papiers (j’ai toujours préféré un tri bien propre sur Excel que des ratures (encore elles), des flèches ou des numéros à noter sur un papier)

Désormais, tout est organisé au même endroit comme dans ma tête mais hors de ma tête. Ce qui me libère de l’espace mental et m’évite d’oublier des trucs, ou de ne plus les retrouver (pour ça il faut mettre en place un système qui nous correspond, car on peut aussi se perdre sur Notion… mais il y a un moteur de recherche, au pire, ce qui n’est pas le cas dans mon cerveau malheureusement). Bref je me sens plus sereine et plus légère.

Alors bien entendu, je me pose la question (et certaines clientes avec qui je co-construis un second cerveau sur Notion me la pose aussi) de la dépendance aux outils…

Va-t-on devenir des espèces d’humanoïdes décérébrés parce qu’on aura délégué la liste de courses et les rappels des tâches à effectuer aujourd’hui à un outil ?

Je ne le crois pas (y en a qui le font auprès d’autres humains depuis des années et a priori tout va bien pour eux) : notre cerveau va continuer de se muscler sur des problématiques plus importantes ou de manière plus créative. Ce qui est plutôt cool pour tout le monde. A moins qu’on se contente de swiper des vidéos de 30 secondes créées par une IA à l’infini. Mais ça c’est une autre histoire…

Par contre, en confiant une partie de ma charge mentale et un paquet d’infos à Notion, je me retrouverais peut-être totalement démunie en cas de crash de l’appli (en mode “J’fais quoi maintenant ?” #SophiePetoncule)(Si tu connais pas cherche sur YouTube quand tu auras 5 minutes à perdre… et  Marina Foïs). Mais finalement c’est le cas à chaque fois que je dépose un peu de mes idées à l’extérieur de mon crâne : un thé renversé sur un BuJo et c’est la fin d’une to do list, une coupure internet et on ne peut plus accéder à l’information, Google Drive implose et on n’a plus aucun dossier client…

Après entre ce risque-là et celui d’un burn-out…

Alors bon, je fais quand même des sauvegardes de mon espace Notion très régulièrement.

Enfin, non seulement on peut tout y mettre, en mode sur-mesure, mais en plus, on peut vraiment customiser Notion esthétiquement parlant.

Perso, je préfère m’amuser avec la puissance des bases de données que de passer du temps à créer des couvertures de page avec Canva, mais j’ai quelques jolies photos qui égaient mes contenus et mon quotidien. (Oui, j’ai mis une citation d’Andrew Scott sur mon Dashboard, il fallait bien une photo pour l’illustrer non ?).

Notion permet de gérer assez facilement la mise en page, ajouter des couleurs, des images qu’on peut importer de son ordi ou aller chercher sur Unsplash (lien direct avec Notion) ou n’importe où sur le net (il suffit de mettre le lien de l’image pour qu’elle s’affiche).

On peut faire des pages absolument délicieuses, avec des couvertures et des icônes sur mesure.

Si tu veux te lancer, j’ai rédigé un tutoriel Notion pour grand•es débutant•es ici

3- Qu’est-ce que je gère concrètement avec côté Pro

Maintenant que c’est un peu plus clair pour les novices, passons au concret. Que tu utilises déjà Notion où que tu ne connaisses pas du tout, voici des exemples de ce que tu peux faire avec dans ton entreprise ou ton association (que ce soit ta boîte, ton asso ou que tu y bosses).

La gestion de mes projets

Petit rappel, un projet c’est :

• Un objectif
• Une suite d’actions pour atteindre l’objectif
• Un début et une fin

A ce sujet, tu peux lire mon article sur les 6 erreurs à éviter pour aller au bout de ses projets

Bien entendu, lorsqu’on gère un projet, on ne se contente pas de poser des deadlines et des trucs à faire avec des indicateurs pour voir si on va dans le bon sens… On fait les actions, donc généralement on crée des trucs (du texte, des images, des vidéos…).

Je gère l’ensemble de mes projets dans Notion : planification ET contenus.

Par exemple, j’ai une page qui concerne mon activité pro autour de la gestion du temps où je retrouve tous mes projets (que j’ai classé selon qu’ils sont en cours, à venir, terminés).

Quand je clique sur la page correspondant à un projet, j’y retrouve :

• La liste des actions avec les dates de travail et deadline et leur état d’avancement (j’aime bien voir ça en Kanban pour faire avancer les tâches d’une étape à l’autre ou en Gantt pour la planification)

Oui j’ai pris un projet terminé, donc toutes les tâches sont dans la colonne « Fait » ce qui est très satisfaisant

Le même en version Gantt pour voir l’ordre des tâches

• L’ensemble des contenus créés dans le cadre de ce projet, ainsi que les ressources en lien et le calendrier éditorial si je dois publier des contenus dans le cadre de ce projet

Le même exemple, mais le côté contenus (chaque « toggle se déplie avec touuuut le contenu de mes emails, audios, vidéos etc.)

Comme ça j’ai tout au même endroit : les projets en cours sont accessibles en 2 clics, de manière bien plus visuelle (avec les miniatures photos) qu’un dossier sur Google Drive ou sur mon ordi et la liste des choses à faire est toujours sous la main. Je peux la vérifier facilement, la compléter si une idée de tâche me vient alors que je suis en train de rédiger un contenu et par la magie de Notion, cette tâche viendra “poper” sur mes espaces de planification et ma To Do list le moment venu.

Je te parle de ces endroits magiques un peu plus bas.

J’ai également un espace équivalent pour le perso, un pour mon autre activité… Bref, un par casquette. Et on peut dupliquer ça autant qu’on veut, même si ce n’est pas recommandé d’avoir 50 casquettes différentes en même temps…

Les tâches récurrentes

Que ce soit dans un projet ou en dehors, j’ai un petit système qui permet de gérer les tâches récurrentes, quelle que soit leur récurrence (c’est moi qui choisit la 1ère fois la fréquence à laquelle cette tâche doit revenir).

Grâce à une petite automatisation avec Make.com, la tâche disparaît de ma to do une fois cochée comme faite et réapparaît à la date suivante. Et ce n’est même pas de la magie. Hyper utile pour ne plus oublier tout ce qui revient à échéance régulière comme créer ou programmer un contenu, faire sa compta, régler une facture en 3 fois… Encore plus utile dans le perso ou la récurrence est la règle pour plein de trucs.

La boussole

C’est l’endroit utile pour fixer et garder le cap vers ce que j’ai envie de vivre. Je fixe ça annuellement, avec 3 mots phares que je décline concrètement en objectifs SMART, eux-mêmes appuyés ensuite par des projets concrets.

Je fais aussi des petits bilans mensuels sur les chiffres, les événements, le vécu du mois et me fixe 3 mini-intentions pour le mois suivant, avant de préparer la planification des projets à venir dans le mois.

Bref, ici c’est la cabine de pilotage pour ma Capitaine intérieure !

Si ça t’intéresse le template de cette boussole est également dispo parmi mes modèles Notion gratuit ici.

La planification quotidienne et hebdomadaire

Comme je suis une personne qui aime l’organisation et la structure (t’avais pas deviné ?), j’ai des temps de planification chaque semaine pour la semaine suivante et chaque soir pour le lendemain. Sur Notion ça se matérialise par une liste des tâches à faire dans les 7 jours et une autre liste de tâches à faire le lendemain.

Ces listes se créent magiquement toutes seules à partir des actions que j’ai ajoutées dans mes projets (ou ailleurs, au final toutes les actions sont dans la même base) et dont la date correspond à la semaine ou la journée à venir. Elles s’affichent en format liste, tableau ou Gantt selon l’usage que j’en ai. Et sur la liste pour le lendemain, j’ai une colonne dans laquelle j’inscris l’ordre de priorité des tâches afin de n’avoir plus qu’à les faire dans l’ordre prévu le lendemain.

J’ai aussi un système d’icônes colorés qui me permet de savoir rapidement si une tâche est en retard ou dans les temps et un autre pour voir si le projet auquel est rattaché une tâche est prioritaire ou pas ce mois-ci (chose que je détermine au moment de ma planification mensuelle, lorsque toute l’équipe de Direction est là…)(T’inquiète, je sais que tout ce petit monde est dans ma tête). Tu n’es pas obligé•e d’être aussi psychopathe structurée que moi, je te rassure.

Le dashboard

C’est ma page d’accueil et je la laisse toujours ouverte sur mon ordi et accessible en 1 clic sur mon smartphone. On y retrouve :

• La To Do list du jour, qui se crée automatiquement et se range dans l’ordre choisi la veille. S’ajoutent aussi mes RDV issus de mon Google Agenda (grâce à une petite automatisation Make.com)
• Des espaces pour saisir rapidement et ne plus jamais perdre des infos, des idées de contenus et des tâches à faire qui me passeraient par la tête. C’est un peu l’équivalent du bloc de post-it ou du sous-main en papier griffonné… Sauf que ça se classe plus facilement quand on repasse dessus une fois plus au calme.
• Des liens rapides vers mes sites web, leur back office et les projets que je consulte le plus en ce moment
• Un affichage de mes RDV issus de mon Google Agenda
• Un petit tracker d’habitudes avec juste la journée en cours où je peux cocher chaque jour si j’ai fait mon sport (ou pas… surtout ou pas en fait).
• Un rappel de mes 3 intentions du mois, histoire de pas les oublier (sinon à quoi bon les fixer)

Et, dans la catégorie absolument indispensable, j’ai :

• Une citation d’Andrew Scott (avec sa photo donc)
• Un petit système de citations amusantes qui s’affichent de manière aléatoire à chaque fois que j’arrive sur la page
• Un widget météo du jour

Je t’épargne le dépliage des menus 

Les dossiers partagés avec mes clientes

J’ai un “portail client” type que je partage avec les clientes que j’accompagne en individuel. Concrètement c’est un espace où je retrouve tout ce qui concerne mon travail avec cette cliente et auquel elle a accès en partie (magie des partages réglés au millimètre) :

• Ma To do list pour cette cliente (uniquement pour moi)
• Une To do commune où je peux donner des choses à faire à ma cliente (compléter des infos, valider quelque chose…) et où elle peut suivre les grandes lignes du travail que je fais pour elle le cas échéant (par exemple voir que j’en suis à 80% de la création de son espace Notion)
• L’ensemble des comptes-rendus de nos séances directement rédigés sur Notion, ainsi que les outils types questionnaires à compléter pour l’avancée de notre travail ensemble etc.
  
• Une liste de nos RDV passés et à venir (commun)
• La ou les facture(s) histoire qu’elles ne se perdent pas ni d’un côté ni de l’autre

L’ensemble de ces dossiers clientes sont dans un espace dédié où je les classe juste par état (à commencer, en cours, terminé) mais on peut ajouter beaucoup plus d’infos de suivi (des factures, des relances etc.). Je travaille avec peu de personnes en individuel donc je n’ai pas besoin d’une machine de guerre.

Le calendrier éditorial

Comme son nom l’indique c’est l’endroit où je rassemble tous les contenus que je créé ou que j’ai envie de créer… par type de contenu, par état et par date, avec un affichage calendrier et un Kanban pour passer d’une étape à l’autre.

Version Calendrier

Version Kanban

J’ai aussi fait un affichage par image pour pouvoir avoir une galerie de toutes les images drôles que je partage en bas de chaque newsletter du jeudi (pour éviter les redites et parce que c’est amusant à aller revoir).

J’ai également des modèles par type de contenus pour ne rien oublier quand je suis en phase de création d’un article, une newletter ou autre : champs à compléter, checkliste etc…

Assez classique et assez indispensable pour les personnes qui créent des contenus en ligne. Il y a des liens entre ces contenus et les projets ainsi qu’avec les ressources dont je peux avoir besoin pour rédiger un article ou un post.

Les ressources : mémos, process, outils, infos, prises de notes…

La page des ressources c’est LA crypte où sont stockées les infos qui ne sont pas des actions à faire. J’y classe par thème les notes que je prends (suite à la lecture d’un bouquin, le visionnage d’une conférence, d’une formation etc.), les réflexions que je peux avoir ou les contenus croisés en ligne (avec ou sans annotation du coup).

Mon classement de ressources pro

Un exemple si j’ouvre les ressources concernant Notion (chaque « carte » peut s’ouvrir et contient les infos, liens, images, annotations etc. que j’ai jugé utiles)

J’ai aussi un coin pour :

• Les mémos = des infos courtes dont j’ai besoin souvent, genre les couleurs de ma charte graphique, le lien de ma salle Zoom etc.
• Les process = les suites d’actions pour effectuer une tâche récurrente, genre pour faire ma compta mensuellement ou pour créer techniquement une page de capture sur LearnyBox
• Les outils = des liens vers des outils dont j’ai l’utilité (ou que j’ai créé sous Notion… enfin ça c’est plus du côté perso pour le moment), genre le lien du site qui réduit le poids des pdf etc.

Les contacts

Enfin j’ai un petit espace à part pour mes contacts. Si besoin je peux faire des liens entre un projet ou une tâche et une personne…

4- Qu’est-ce que je gère concrètement avec côté Perso

On va faire plus court… grosso modo j’ai la même organisation : Projets, tâches à faire, to do à différentes échéances, ressources… Juste pas de contenus à créer.

Par contre, j’ai plus d’outils, par exemple :

•  Mon planificateur de repas et de listes de courses (à retrouver ici gratuitement) (c’est le même que plus haut dans l’article)
• Un suivi des objets à vendre / donner
• Un suivi des idées cadeaux, pour qui et de la part de qui et où l’acheter (ça me sauve le cerveau à Noël notamment, quand je gère les achats pour la famille élargie ainsi que les listes de nos enfants et que je dois suivre qui offre quoi, surtout quand c’est nous qui devons acheter de la part de l’un ou l’autre mais qu’il faut que le père Noël livre tout ça dans les bonnes maisons…)
• Un suivi des séries de livres que je lis. J’adore les séries de bouquins, mais à force je ne sais plus ce que j’ai lu ou pas et je rate des sorties, alors je me suis fait un système avec classement par auteur, lien vers la fiche Goodread, livres lus cochés et date de la prochaine sortie prévue.
• Un suivi des films vus en famille, avec un système de notation entre nous (notre AlloCiné familial) et la liste des films qu’on voudrait voir

Exemple de notre base de films vus. Note bien que quand un film ne me dit rien du tout, je ne le regarde ni ne le note ce qui explique que Karaté Kid soit à égalité avec Zootopie probablement…

Et, j’en ai déjà parlé mais la gestion des tâches récurrentes côté perso me sauve la mise (j’en ai quand même recensé 106 au dernier décompte… allant de “à faire tous les 3 jours” à “à faire tous les 3 ans”). Je regarde ce que j’ai à faire, je clique et j’oublie jusqu’à ce que ça revienne la prochaine fois. Tranquillité d’esprit assuré.

Et surtout, j’ai ajouté une colonne “Qui le fait”, histoire de ne pas gérer la charge mentale de mon mari à sa place… (ou pire d’y penser ET de faire sa part à sa place parce qu’”il fallait demander”…)

Conclusion

Cet article étant déjà un fleuve, je vais m’arrêter là pour les partages. Je pense que tu auras compris qu’on peut faire presque tout avec Notion et que tu auras envie d’essayer cet outil si tu ne l’avais pas déjà fait.

Bien entendu, à la base, Notion est une page blanche où tout est à construire, à moins d’acquérir des templates clé en main (et de les adapter un peu parfois). Si tu veux un ordre d’idée, j’ai mis une quarantaine d’heures à construire mon second cerveau sur Notion (je l’appelle mon Second Capitaine, il co-pilote le navire avec moi). Si tu veux l’adopter (et l’adapter), il est disponible en version prête-à-installer ici avec tous les tutos vidéos pour le prendre en main pas à pas et la possibilité de me poser tes questions sur Discord. (Ce template là est payant).

Je serais ravie de savoir ce que t’inspirent mes partages et ce que tu as envie de mettre en place. Et si tu utilises déjà Notion pour faire des trucs trop chouettes et indispensables pour ta boîte ou ta vie perso, tu peux aussi nous en parler en commentaire ou venir en parler sur mon salon dédié à Notion sur Discord.

Si tu as des questions n’hésite pas, ça pourrait bien m’inspirer quelques articles complémentaires !