Pourquoi suivre ton temps (et comment bien le faire)

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Aaaah le suivi, la mesure, le tracking… tous ces trucs qui sentent la rationalisation à l’extrême, les graphiques incompréhensibles et les certifications ISO. Aussi séduisant que de porter un tailleur jupe gris sous le genou et des chaussures 2 tailles en dessous pour les créatives, les rêveuses, les artistes et les amoureuses de liberté parmi nous.

Parce que t’as sûrement plus envie de vivre ta vie que de mesurer à quoi tu la passes, tu n’as peut-être jamais tenté le time tracking (ou suivi de ton temps en français). Et, pourtant, c’est une expérience hyper utile et enrichissante (à mener sur une courte période) que je te recommande si tu veux reprendre la main sur ton temps. C’est d’ailleurs quelque chose que j’encourage mes client•es à faire avant même le début de mes accompagnements en gestion du temps.

Pourquoi suivre son temps ? Comment bien le faire ? Et qu’est-ce que ça apporte concrètement ? Ma Monica Geller intérieure et moi-même avons testé, 2 semaines de time tracking H24 (control freak) et je te partage tout (ou presque).

1- Pourquoi tracker son temps, même pour sa vie perso

Si tu bosses en freelance, peut-être que tu as l’habitude de mesure le temps que tu passes sur un projet pour pouvoir le facturer au plus juste. Mais l’as-tu déjà appliqué à ta vie perso ?

Alors non, je ne vais pas t’encourager à facturer les 7h de lecture du soir ou les 3h d’aide aux devoirs à tes enfants… (quoique ça n’empêche pas de remarquer ce fameux travail gratuit) mais savoir que tu passes tout ce temps-là avec eux c’est un 1er pas pour faire des choix.

Parce que l’objectif n°1 quand on tracke son temps, est le même que quand on se met à suivre son argent : mieux comprendre où il passe et pouvoir choisir en toute conscience si c’est vraiment l’utilisation qu’on veut en faire.

C’est super utile notamment pour mieux gérer ses tâches récurrentes.

C’est en mesurant à quoi tu passes vraiment ton temps que tu vas pouvoir, par exemple :

• Identifier les endroits où tu en perds trop par rapport à ce que ça t’apporte (et trouver une solution) : Peut-être que ça ne vaut pas le coup de passer 5h par semaine à répondre à des DM Instagram et qu’il est possible d’améliorer ton processus de réponse pour n’y passer que 2h. Peut-être qu’il est temps de déléguer certaines tâches.
• Prendre conscience que certaines activités sont trop présentes et d’autres trop peu (et pouvoir ré-équilibrer) : Peut-être que tu voudrais lire plus et regarder moins les réseaux sociaux
• Mettre un peu d’objectivité dans tes plannings prévisionnels : Peut-être que tu vas découvrir le subtil coefficient à appliquer au temps de préparation des repas indiqué sur les recettes, ou arrêter de croire que tu peux rédiger 2 contenus le même jour quand tu as sous les yeux les chiffres qui t’indiquent que tu as besoin de 5h par contenu. C’est la meilleure façon de mieux découper tes projets (rappelle-toi l’erreur #6 qui t’empêche d’aller au bout de tes projets).

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C’est aussi le 1er pas incontournable avant de déléguer certaines tâches dans ton entreprise (ou ta vie perso) : pour choisir les tâches qui te mangent vraiment du temps ET pouvoir estimer de combien d’heures de délégation tu as besoin (et donc un budget si c’est pour le pro).

Et puis il y a un bénéfice caché, qui dure le temps que l’on fait ce tracking : on est moins dispersé, plus focus et on tombe moins dans des failles spatio-temporelles… parce qu’on se sent fliqué (j’ai pas dit que c’était très amusant).

2- Ce que tracker mon temps m’a appris

Petit partage d’expérience, le mois dernier j’ai suivi mon temps H24 pendant 2 semaines.

1er apprentissage : Tracker son temps doit être fait avec un vrai objectif et un cadre

Parce que franchement : c’est chiant ! Penser à noter ou utiliser un outil de mesure du temps (je t’en suggère quelques-uns plus bas) toute la journée c’est assez relou. Et puis il y a cette impression de rendre des comptes qui devient vite pesante (même si ça a des avantages, voir point 2 ci-dessous).

J’ai fait l’expérience sur 2 semaines, car la 1ère me semblait moyennement représentative (et que ça ne passait pas auprès de ma Monica Geller intérieure donc). Je peux dire que j’ai vraiment eu une grosse sensation de liberté une fois l’expérience terminée ! (Après la vie te paraît vachement plus légère, c’est assez cool). Je sais que certaines personnes, comme Laura Vanderkam, trackent leur temps en continu… je ne sais pas quoi penser de ce choix.

Bref, c’est pas très vendeur de commencer par ça mais au moins c’est dit. Donc, pour éviter que ce soit trop douloureux, et que tu lâches l’affaire en route, je dirais que c’est à faire :

• Sur une semaine assez type
• En sachant pourquoi on le fait et en préparant bien le terrain (j’y reviens plus bas)
• Avec un outil qui nous convient bien

2ème apprentissage : Être encore plus focus

Suivre mon temps m’a obligée à être hyper focus, ne serait-ce que parce que ça me saoulait d’interrompre le chronomètre et de noter que je passais à une autre activité, pour revenir ensuite à la 1ère… Du coup j’ai été bien plus monotâche !

Ce qui m’a permis de réaliser que, malgré ma vigilance et les systèmes que j’ai mis en place (genre 0 notif’ etc), je pratique encore bien trop souvent le multitasking !

3ème apprentissage : Là où il y a suffisamment de temps

J’ai pu mettre plus d’objectivité dans ma vision de ce que je fais de mon temps et ça m’a fait du bien, notamment en terme de baisse de la frustration et de la culpabilité. Du style :

• J’ai plus de temps de “détente” que ce que j’imaginais… Le problème étant plutôt qu’ils sont trop morcelés. Je vais donc revoir comment j’organise certaines activités pour avoir des moments détentes plus longs, sans pour autant abandonner des tâches à faire
• Je passe beaucoup plus de temps que je pensais avec mes enfants… Et j’ai des preuves en cas de revendications mwhahahaha (ma culpabilité maternelle se porte mieux)
• Je tombe très peu dans des aspirateurs d’attention (du type… les réseaux sociaux). J’y passe du temps mais c’est un temps choisi, pas une faille spatio-temporelle. J’ai envie de diminuer ce temps malgré tout mais je suis super fière de n’avoir perdu que 32 minutes en 2 semaines, emportée par la timeline Facebook alors que je venais bosser. Après, il y a peut-être un biais de flicage (”Mince ça va se voir sur mon tracker de temps”)

4ème apprentissage : Là où il faut bouger les choses

Il y a des tâches qui me prennent bien trop de temps à mon goût et pour lesquelles je vais réfléchir à quoi en faire : déléguer, abandonner tout ou partie, modifier la façon de bosser dessus.

Côté pro pas de grosses surprises, c’est assez maîtrisé et stratégique par rapport aux objectifs fixés en début d’année… côté perso par contre je n’imaginais passer autant de temps à ranger des trucs, gérer de l’administratif et m’occuper du linge. Sachant que je vis avec 3 individus de plus de 10 ans, je pense qu’un ré-équilibrage de ce temps est possible par délégation immédiate et unilatérale.

Bref, c’était assez apprenant d’avoir cette objectivité (même si parfois ça pique un peu) et je vais pouvoir faire évoluer des choses dans mon organisation quotidienne.

Mon appli (Toggl) m’a donné quelque chose comme ça en terme de répartition (à toi de deviner ce que je fais 35% de mon temps haha)

Après ces partages, l’essentiel pour toi : des conseils pour que l’expérience te soit vraiment utile.

3- Comment bien tracker son temps

La 1ère chose à faire pour bien suivre comment tu “dépenses” ton temps, c’est de préparer le cadre dans lequel tu vas le faire.

Fixer une durée :

Une semaine me semble plutôt pas mal, si c’est une semaine assez typique.

Une journée n’est jamais représentative… 7 jours ça l’est déjà un peu plus. Au-delà ce sera encore plus précis et réaliste, mais comme la démarche est assez lourde, autant ne pas trop la prolonger non plus (sauf si tu kiffes l’expérience bien entendu).

Choisir le niveau de détail dont tu as besoin :

Avant de commencer à mesurer, tu dois savoir ce que tu veux mesurer.

Et ça, ça va dépendre de ce que tu veux en faire derrière. Tu peux par exemple faire des catégories très larges comme celles proposées par Fabien Olicard :

• Temps professionnel : les activités qui te permettent de gagner de l’argent (travail, side-projet, gestion de tes investissements, projet pro à venir etc.)
• Temps personnel : les loisirs et plaisirs, en solo ou à plusieurs. Par exemple, regarder Fleabag pour le 53ème fois, jouer avec tes enfants, lire le dernier TJ Klune etc.
• Temps pour soi : les moments de développement personnel (que ce soit le corps, l’esprit, le spirituel…). Par exemple : apprendre à parler chinois, écrire tes pages de journaling, faire du sport, méditer, te mettre au violon, etc.
• Temps obligatoire : les activités vitales ou contraignantes. Par exemple : préparer les repas et les manger, faire les tâches ménagères, dormir, te doucher etc.
• Non temps : le temps perdu : les activités qui remplissent notre temps mais sans apport. Elles ne sont pas obligatoires/vitales mais ne nous apportent pas vraiment de plaisir ni déplaisir. Par exemple : se faire happer par son feed Facebook, rester scotcher devant une daube télévisuelle, finir un mauvais roman juste parce qu’on l’a commencé.

Ou aller plus dans le détail pour tout ou partie de ce que tu fais, selon que tu as envie de savoir à quoi tu passes ton temps pro, si tu regardes plus Netflix que tu ne fais de sport ou si tu passes plus de temps à faire la cuisine qu’à chercher des client•es…

Je trouve le classement de Fabien Olicard assez chouette pour avoir une vue d’ensemble, mais j’avais envie d’avoir plus d’infos donc j’ai mesuré beaucoup plus de “sous-temps”. Certains m’ont été utiles, pour d’autres j’ai finalement tout regroupé au moment du bilan, mais comme je ne savais pas trop comment regrouper les choses au départ, j’ai préféré avoir un tri assez fin.

Côté pro, j’ai détaillé les projets sur lesquels je bossais. Côté perso, j’ai également détaillé ce que je faisais dans les temps obligatoires et les temps personnels mais en gardant des grandes rubriques (par exemple, côté loisirs j’ai regroupé tout ce qui était DIY/créativité ou tout ce qui se passait sur un écran de smartphone sans aller dans le détail de ce que je faisais précisément… de toute façon si je veux savoir le temps passé sur telle ou telle appli de mon téléphone, je n’ai qu’à aller voir dessus, tout est suivi automatiquement).

A toi de voir donc ce que tu veux identifier et ce que tu souhaites faire des résultats. Si tu n’es pas sûr•e, commence avec quelque chose d’un peu détaillé et tu pourras toujours regrouper ensuite (l’inverse n’étant pas possible).

Un (ou plusieurs) outil(s) :

Choisis une façon de suivre ton temps qui soit la plus simple et légère pour toi.

Ça peut être une bête feuille blanche où tu notes les heures et ce que tu as fait avec un petit système de couleurs selon les « projets » (rapide mais il faudra faire des calculs manuels à la fin) ou un outil de time tracking (rapide une fois qu’on a tout paramétré), ou un mélange des deux.

Certains outils trackent automatiquement le temps que tu passes sur telle appli ou tel site, et tu peux te contenter de suivre manuellement ce que tu fais hors écran.

Un moment de débrief

Bien entendu suivre son temps pour suivre son temps n’a pas grand intérêt. C’est comme pour un suivi budgétaire : une fois que tu as mesuré combien tu as de temps alloué à chaque catégorie ou projet, il te reste à regarder les chiffres en face et en tirer des leçons…. Tu auras le pouvoir de prendre des décisions sur quoi faire bouger pour que ton quotidien ressemble plus à ce que tu veux vivre.

Je te recommande de ne pas trop regarder les chiffres avant de finir la semaine, pour ne pas biaiser la mesure des jours suivants (du genre : Oh j’ai passé 3h devant Instagram aujourd’hui, demain je m’interdis d’y aller alors que si tu n’avais pas mesuré et regardé, tu y serais aller le lendemain).

Quelques questions à te poser :

• Qu’est-ce que tu apprends en regardant les chiffres ?
• De quoi tu es fier•e ?
• Qu’est-ce qui te surprend le plus ?
• Sur quoi aimerais-tu passer moins de temps ?
• Sur quoi peux-tu facilement passer moins de temps ?
• A quoi voudrais-tu faire plus de place ?
• Qu’est-ce que tu pourrais arrêter ? (Vas-tu l’arrêter maintenant ou le jour où tu auras besoin de plus de temps pour autre chose)
• Qu’est-ce que tu vas modifier ? (Vas-tu le modifier maintenant ou le jour où tu auras besoin de plus de temps pour autre chose)

4 – 7 outils pour tracker ton temps

Il y a une multitude d’outils pour suivre ton temps, voici quelques suggestions :

• Le papier – stylo : une feuille blanche ou un tableau type planning hebdomadaire avec des cases par demie-heures (ou plus petits si tu veux plus de détails).
• La version papier-stylo en ligne : L’appli de prise de note ou l’agenda en ligne (type Google Calendar)
• Rescue Time : Une appli qui tracke automatiquement les applis et sites que tu utilises et, après quelques réglages de ta part, va comptabiliser le temps des unes et des autres dans les projets auxquels ils correspondent. Il y a d’autres fonctionnalités plus poussées pour t’aider à être focus. Par contre, elle ne s’occupe pas du temps que tu passes hors écran. C’est une app’ payante avec 2 semaines d’essai offertes.
• Timing : Une appli pour Mac, qui suit et classe également le temps passé sur les différents sites et appli, de manière automatique. On peut importer les infos d’un IPad et d’un IPhone pour avoir le suivi précis de tout le temps passé sur écran. Il est aussi possible d’utiliser une fonction manuelle pour ajouter les temps hors écran. C’est payant mais avec 30 jours d’essais gratuits.
• Les fonctionnalités Temps d’écran pour l’IPad ou IPhone et Bien être numérique pour Android : Pour constater en fin de journée, le temps passé sur chaque appli. Cela ne te dit pas à quel projet correspond chaque temps mais ça te donne déjà une bonne indication du temps passé sur Instagram, Gmail ou Candy Crush.
• Toggl : C’est l’appli que j’ai choisie. Il s’agit d’un chronomètre amélioré où on rentre le nom d’une tâche, le projet auquel elle est liée et, éventuellement, le client en lien et des étiquettes pour donner encore plus d’infos. On peut y accéder sur smartphone, ordi ou via le web (et même avec une extension pour Chrome et Firefox). A la fin, Toggl regroupe les tâches par projets et/ou par étiquettes, on peut filtrer ce qu’on veut et voir de beaux graphiques… La version gratuite est suffisante pour faire du time tracking en solo (les stats sont moins poussées que sur la version payante). Il faut toutefois penser à lancer le chrono ou à revenir compléter manuellement les trous dans l’emploi du temps.
• ATracker : Même genre que Toggl, a priori simple d’utilisation. Je n’ai pas testé mais j’en ai lu du bien.

Quel que soit le support que tu choisis, prends un petit moment pour préparer le cadre : décide des regroupements de tâches que tu veux faire et créés des « projets » correspondants sur ton appli ou un code couleur sur ton papier. Choisis si tu vas tracker à la minute près ou au quart d’heure. Installe tout à portée de main.

Et Go !

A toi : As-tu déjà testé de suivre ton temps ? Qu’est-ce que tu en as retiré ? As-tu envie de (re)tenter l’expérience ?

Viens en parler en commentaire ou sur le salon Discord. Tu y trouveras peut-être un•e (ou plusieurs) partenaire(s) pour faire un mini-challenge mesure du temps, histoire de se motiver pendant 7 jours !