5 astuces pour planifier correctement tes tâches

Je n’y arrive pas. Et je pense que je n’y arriverais jamais !
Je ne sais pas prévoir le temps nécessaire pour une tâche : je sous-évalue la plupart du temps et me retrouve débordée. Mais parfois je sur-évalue tellement que je me fais une montagne d’un rien (et qui dit montagne, dit procrastination).

Ça me concerne et ça concerne pas mal de mes clientes.

Toi aussi tu connais ça ?

Alors écoute cet épisode de podcast en test ou lis-en la version écrite. J’attends impatiemment tes retours. Tu peux me laisser tes propres questions pour d’autres épisodes en commentaire, par mail ou sur le salon Discord dédié.

 

D’abord, arrête de culpabiliser

Comme je te le disais en intro, cette difficulté à prévoir le temps juste pour faire quelque chose m’arrive aussi tout le temps. Je peux me faire une montagne d’une tâche qui va prendre 5 minutes ou penser que je peux créer tout le contenu d’une de mes formations en 3 heures (mais bien sûr).

Et pourtant je suis quelqu’un d’organisée.

Certains cerveaux ont du mal à appréhender le temps, c’est le cas notamment des personnes avec un TDAH (trouble déficit de l’attention avec ou sans hyperactivité qui ne concerne pas que les enfants) qui ont une perception altérée du temps. Alors je ne dis pas que toute personne qui évalue mal le temps nécessaire pour faire des tâches a un TDAH, mais que tous les cerveaux ne sont pas égaux et que ce n’est pas en s’auto-flagellant qu’on règle le problème.

Et puis, de toute façon personne ne peut tout prévoir et contrôler : tu n’es pas à l’abri qu’une tâche, correctement planifiée, prenne plus de temps à cause d’un imprévu (la bête noire des personnes organisées qui vient foutre en l’air tout leur beau planning).

Ensuite, teste ces quelques solutions

Mets de l’objectivité sur les tâches récurrentes

Pour les tâches qui reviennent régulièrement dans ton emploi du temps, il suffit de mesurer 2-3 fois le temps que ça te prend (une seule fois n’est pas forcément représentative). Note ce temps quelque part (une colonne dédiée sur ta To Do list Notion ?) afin de ne plus sous-évaluer dans le futur.

Si tu mesures objectivement que tu mets 1h à 1h30 pour rédiger ta newsletter, tu ne prévoiras plus de la faire en 30 minutes.

Pour en savoir plus sur la gestion des tâches récurrentes, tu peux écouter cet épisode (ou en lire la version texte). Tu pourrais aussi être intéressé•e par cet article sur Pourquoi suivre ton temps (et comment bien le faire)

Découpe toujours au max

Essaie au maximum de découper tes tâches ou projets en étapes. Puis de prévoir le temps pour chaque étape identifiée.

Le but n’est pas de planifier à la minute près mais d’éviter d’oublier un certain nombre de sous-tâches et de prendre conscience, en ayant la liste sous les yeux de la masse de travail que ça représente.

Quand tu veux refaire ton site web pour qu’il soit plus aligné avec ton nouveau positionnement, si tu vois qu’il y a :

• 2 suites d’emails à revoir
• 1 lead magnet à créer
• 1 nouvelle page pour répertorier élégamment tes offres à inventer
• 7 contenus de formations à checker
• 1 formation à mettre à jour
• 8 pages de ventes à rédiger (avec la technique en terme de formulaire d’achat, emailing etc)
• la création de nouvelles catégories sur le blog, avec le classement de 65 articles et le design des pages de catégories (nécessitant d’aller toucher le code du site)
• …

Tu reviendras vite sur ta 1ère évaluation de « 1 à 2 semaines et ça va le faire » qui se basait uniquement sur la ré-écriture de 2 ou 3 pages du site et un petit changement dans le design.

Toute ressemblance avec un projet que je viens, enfin, de terminer, ne serait pas fortuite du tout !

Multiplie ta 1ère évaluation

Si tu sous-évalue ton temps de manière quasiment récurrente : multiplie le temps que tu prévois au départ par 2, voire par 3.

Mieux vaut finir plus vite et avoir du temps libre pour faire autre chose que d’être toujours débordée.

Dézoome

N’essaie pas de faire une évaluation à l’heure, voire à la minute. Compte en demie-journée et sépare les tâches en 2 (ou 3) catégories :

• Les petites tâches : on peut en faire 3-4 en une demie-journée
• Les grosses tâches : elles occupent toute la demie-journée, voire plusieurs demie-journées (tu peux avoir une 3ème catégorie pour celles qui s’étendent sur plusieurs jours)

Donc si tu as 2 grosses tâches à faire, ta journée est pleine. Pas la peine d’en prévoir plus et d’essayer de faire rentrer au chausse-pied des petites tâches sur ton planning.

C’est une évaluation qui nécessite peu de finesse, idéale pour les personnes qui n’ont pas cette finesse dans la perception du temps à prévoir (high five ✋)

Utilise les zones tampons (valable pour tout le monde)

La zone tampon est une zone en milieu de semaine qui reste libre. Elle permet d’absorber ce qui déborde, soit parce que tu as sous-évalué, soit parce qu’il y a eu des imprévus (les bugs techniques et les enfants malades par exemple).

Perso, j’ai une zone tampon le mercredi : c’est une journée où je peux travailler un peu maintenant que les enfants sont grands. Je ne planifie rien à faire ce jour-là : je fais ce qui n’a pas pu être terminé lundi-mardi. Je prévois quelques heures seulement (une demie-journée max).

Tu peux aussi placer des « heures tampons » dans ta journée si tu préfères éponger au fur et à mesure. Le tout c’est que ces moments-là ne soient pas sur ton temps de sommeil, le soir très tard.

A ne pas oublier : si tu n’as pas de tâches en retard (oh miracle !) le temps de la zone tampon devient du temps libre ! Profites-en (et pas que pour prendre de l’avance dans le boulot)

 

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