Comment mieux organiser les tâches récurrentes pour se libérer du temps

Ce contenu existe en version podcast ou en version écrite… A toi de choisir !

Cerveau créatif attention, aujourd’hui je parle d’un truc barbant, que tu fuis probablement comme ton ennemi public n°2 (le 1 étant l’ennui) : la routine.

Ou plutôt, les tâches récurrentes. Tu sais ces trucs qui reviennent à une fréquence plus ou moins élevée (genre trouver quoi manger, on en parle ? C’est pas le truc le plus relou du monde ?!).

De fait, quand on essaie de s’organiser et de gérer ses projets, on les oublie bieeeen trop souvent.

Je comprends parce que c’est à la fois un peu (voire très) chiant et à la fois souvent des trucs qu’on fait par automatisme (ou obligation). Du coup on ne met pas trop de jus de cerveau pour y penser.

Pourtant, s’occuper des tâches récurrentes devrait être une priorité quand on cherche à gagner du temps, s’organiser, faire de la place pour ses projets pro, perso ou juste pour avoir le temps de lire (ou d’écrire !) ce bouquin trop chouette sans rogner sur son sommeil… Parce que :

1- Comme on les oublie un peu, les tâches récurrentes sont parmi celles qui nous empêchent de planifier correctement nos autres projets et c’est comme ça qu’on se retrouve avec une To Do list pas à moitié cochée à la fin de la journée (et beaucoup de fatigue et de culpabilité).

2- Dans tâche récurrente, il y a… « récurrente », ce qui veut dire que si on optimise sa façon de planifier / réaliser une tâche, on va gagner du temps à chaque fois qu’elle revient… Ce qui est beaucoup plus rentable, en terme de dépense d’énergie, que d’optimiser un truc que tu fais une seule fois.

Tu veux tout savoir sur l’organisation, voire l’optimisation des tâches récurrentes ? Écoute cet épisode de podcast et/ou lis la version texte juste en dessous !

Tu peux me laisser tes propres questions pour d’autres épisodes en commentaire, par mail ou sur le salon Discord dédié

1ère étape : Identifier les tâches récurrentes

La 1ère chose pour à faire pour organiser ses tâches du quotidien, c’est d’en faire une liste !

Note pendant une semaine (minimum) tout ce que tu fais et qui revient régulièrement et indique à côté la régularité de chacune de ces tâches.

Tu peux garder cette liste à portée de main pour la compléter chaque fois que tu identifies une nouvelle tâche récurrente. Certaines reviennent tous les mois ou tous les ans (renouveler un nom de domaine, prendre un RDV chez un spécialiste…), donc tu ne vas pas les croiser forcément la 1ère semaine.

Cela te permet d’avoir une vision objective de la quantité de tâches à faire.

2ème étape : Regrouper les tâches récurrentes (batcher)

Une fois que tu les as identifiées, tu vas pouvoir batcher les tâches. C’est-à-dire les regrouper. Le batching est vraiment une habitude à avoir pour gagner du temps, c’est une technique de productivité efficace à adapter à ta sauce.

Tu peux, regrouper :

• Les tâches identiques : Par exemple répondre aux emails du jour (plutôt que de répondre à chaque email quand il arrive).
• Les tâches semblables ou complémentaires (même si elles ne sont pas strictement identiques) : Par exemple répondre à tous les messages entrants de la part de tes client•es ou de ta communauté (emails, DM, WhatsApp etc.) ou faire le ménage chez toi pour le perso.

Regroupe selon ce qui te convient le mieux, il n’y a pas de « bonne » façon de faire universelle. Teste des choses et voit ce qui fonctionne bien pour toi.

Bien entendu, certaines tâches récurrentes ne sont pas forcément « batchables ». C’est le cas notamment des tâches très spécifiques qui ne vont pas avec d’autres tâches. Par exemple, faire un point avec ton équipe ou un•e partenaire (ou bosser tes gammes en piano) va revenir régulièrement et sera traité de manière isolée.

A l’inverse, tu peux avoir des tâches récurrentes qui ne sont pas spécifiques du tout mais qui nécessitent quand même d’être réalisées : par exemple créer du contenu peut prendre plein de formes différentes et donc ne pas entraîner toujours les mêmes actions, selon que tu fais une vidéo, un post sur les réseaux, un épisode de podcast… mais tu veux créer du contenu régulièrement. Idem pour la recherche de client•e que tu n’es pas obligé•e de faire toujours de la même manière, mais qu’il ne faudrait pas oublier sur ton planning. Et c’est la 3ème étape…

3ème étape : Créer de l’espace dans ton organisation

On arrive à l’étape à ne pas oublier pour optimiser ton organisation c’est de faire de la place à tes tâches récurrentes, qu’elles soient batchées ou non, spécifiques ou pas.

Ça évitera de te retrouver débordée en fin de journée parce que tu auras mal évalué le temps dispo pour tout faire (récurrent et ponctuel).

A ce sujet tu peux lire / écouter cet épisode Pourquoi (et comment) planifier ta semaine.

Ainsi que celui-ci si tu as du mal à évaluer correctement le temps que va te prendre une tâche et pour les tâches récurrentes encore plus que les autres, ça vaut le coup d’évaluer objectivement le temps nécessaire en le mesurant.

Tu peux matérialiser cet espace de 2 façons différentes (l’une ou l’autre, ou un mix des deux, selon les tâches) :

1. Mettre ces tâches sur ta to do list, avec les autres tâches afin d’être sûr•e de ne pas les oublier au moment d’organiser ta journée : Un bon moyen pour ne pas se coller 5 tâches ponctuelles à faire dans le cadre d’un projet alors qu’on a déjà 7 trucs récurrents prévus ce jour-là. L’inconvénient c’est que ça peut donner l’impression d’avoir bien trop de choses à faire si on commence à touuuuut lister.
2. Mettre en place des routines : Une bonne façon de ne pas oublier d’effectuer certaines tâches récurrentes ou de ne pas encombrer son planning alors qu’il y a déjà pas mal de trucs prévus, c’est simplement d’avoir des créneaux horaires dédiés à ces tâches là. Si tu sais que tous les mardis matin tu t’occupes de ta création de contenu, ou que tous les jours de 11 à 12h tu gères tes mails et messages, tu ne compteras pas ce temps comme du temps dispo quand tu planifieras tes autres tâches. Ça permet d’avoir une to do plus light, mais le risque c’est d’oublier certaines tâches à faire.

4ème étape : Optimiser le temps passé sur les tâches récurrentes

Une fois que tout est bien organisé, on peut également appliquer quelques méthodes pour gagner du temps dans la réalisation de ces tâches. Comme je le disais en intro, elles reviennent plus ou moins souvent, donc gagner du temps dans leur réalisation vaut vraiment le coup.

Voici quelques pistes à explorer :

• Batcher (oui je me répète)
• Créer des routines : des moments où les faire (déjà évoqué) et des façons de faire
• Mettre en place des process : une simple checklist des actions à réaliser dans le cadre d’une tâche, pour aller plus vite dans sa réalisation la fois suivante, c’est déjà un process
• Bien choisir ses moments :  généralement les tâches récurrentes ne sont pas très créatives, donc autant les faire sur des temps peu créatif/productif
• Voir ce qui est automatisable et/ou délégable

Par exemple, je fais ma comptabilité mensuellement : j’ai choisis de la réaliser chaque 1er vendredi du mois (ça permet de faire la déclaration de TVA à temps quoiqu’il arrive), l’après-midi vu que je suis clairement moins créative à ces moments-là (bizarrement faire des factures et vérifier ses objectifs financiers demandent peu de créativité), en suivant un process en 8 étapes clairement identifiées avec tous les liens qui vont bien vers les différents sites et dossier à consulter pour récupérer les moultes infos dont j’ai besoin. J’ai automatisé une bonne partie de la facturation et délégué une partie du travail de suivi et déclaration à un cabinet comptable. J’y passe 2h là où ça m’en prenait au moins 5 avant…

A toi maintenant : Qu’est-ce que tu retiens de cet épisode ? Que vas-tu changer dans ta gestion des tâches récurrentes ?

Toi aussi tu as des questions sur ta gestion du temps et l’organisation ? Pose-les en commentaire, par mail ou sur le salon Discord dédié.