Pourquoi (et comment) planifier ta semaine

Ce contenu existe en version podcast ou en version écrite… A toi de choisir !

Avant de commencer il faut que je t’avoue un truc : je suis de la team qui kiffe planifier. Ça doit pas être une grosse surprise pour toi si tu as déjà lu plus de 1,5 contenus de ce site ou écouté 2,6 épisodes de mon podcast.

Ceci dit, aimer planifier ça ne veut pas dire s’en tenir à ce qu’on a prévu. Pour ça tant qu’on n’a pas trouvé une méthode qui nous correspond (à un moment de notre vie), la différence entre le prévisionnel et la vraie vie est au moins aussi grande qu’entre une photo de vacances sur Instagram et la réalité.

Alors si tu veux découvrir comment mettre en place une planification qui fonctionne pour toi, laisse-moi t’expliquer pourquoi, quand et comment le faire pour que ce soit un moment efficace et pas une perte de temps (qu’elle soit ennuyeuse ou ultra-kiffante selon ton profil).

Pour ça le plus simple pour tout le monde c’est de partir de la planification à la semaine.

Pourquoi planifier sa semaine

Déjà pourquoi planifier ta semaine ?

Planifier, parce c’est une condition quasi-incontournable pour avancer vers sa vision et ses objectifs et ne pas se laisser totalement porter par le quotidien.

On commence par poser une direction générale, à l’année par exemple. J’en parle ici.

Puis on la décline en objectifs concrets (et SMART). C’est là, si tu veux savoir comment poser de bons objectifs.

Une fois ces objectifs fixés, on va poser et prioriser des projets qui nous emmènent vers eux (au niveau du trimestre ou du mois selon son échelle de planification et son goût pour ça).

La phase suivante de notre voyage c’est donc la réalisation quotidienne. Ce sont les coups de rames qu’on met tous les jours pour faire avancer le bateau dans la direction qu’on a choisie. Ou comment transformer nos grandes aspirations en actions tangibles.

Et planifier à la semaine parce que tout le monde n’est pas fait pour la to do list journalière : certaines personnes sont rassurées par ça (moi, au hasard) mais d’autres se sentent étouffées. Par contre, une planification hebdomadaire semble un bon compromis : On peut cumuler hebdo et quotidien, en déclinant ce qui est prévu pour la semaine, jour après jour (ce que je fais), ou se contenter de l’hebdo si on a une orga plus souple.

Les avantages de la planification hebdomadaire

Prévoir ton organisation sur la semaine, même “à la louche”, va te permettre de :

• Gagner du temps au moment de passer à l’action, tu ne perds pas 1/2h à te demander quoi faire ou par quoi commencer. Quand tu enfiles ta casquette de membre de l’équipage tu sais ce que tu as à faire.
• Rester focus sur ce qui est important pour toi et pour l’atteinte de tes objectifs : si tu as déterminé “à froid”, en mode Navigatrice ce qu’il fallait faire pendant cette semaine pour avancer, ce qui était prioritaire, tu vas vraiment éviter de te laisser embarquer par d’autres projets, idées ou sollicitations.
• Faire de la place pour ce qui n’est pas dans la case urgent-important mais qui est quand même indispensable : C’est au moment de planifier ta semaine que tu vas pouvoir faire de la place pour un moment créatif que tu repousses depuis des lustres, ou décider que jeudi tu finiras à 16h point barre (et t’organiser de manière à ce que ce soit possible)
• Être plus efficace, en organisant ton travail de manière à tirer le plus partie des différents moments de la semaine : par exemple tu vas pouvoir regrouper des tâches similaires, planifier les tâches demandant le plus de concentration en début de semaine ou sur une journée sans RDV extérieurs

La planification hebdomadaire c’est donc être plus efficace, plus productive et gagner du temps. Ça te permet d’être plus concentrée sur ses objectifs et d’avoir du temps libre et donc de te sentir moins stressée.

Quand planifier sa semaine

Il y a plusieurs écoles pour ça, j’ai testé et je recommande vraiment de prendre un moment pour préparer sa semaine le vendredi après la semaine de boulot.

Pour moi cela présente plusieurs avantages :

• Tu peux commencer à bosser le lundi matin sans perdre de temps. Ça te permet d’être opérationnelle dès que tu arrives le lundi matin grâce à un plan d’action clair. Tu ne perds pas 1/2 heure à passer en revue ce que tu as à faire et planifier les 5 jours à venir, alors que tu es, normalement, au top de ta forme après le week-end. Je dis non à la planification du lundi matin (voire pire, après).
• Tu évites de penser au travail le dimanche soir ! J’ai longtemps fait planifié mes semaines le dimanche en soirée. Alors oui j’arrivais lundi matin prête à commencer à bosser, mais le problème c’est que ça m’obligeait à penser au travail pendant le week-end… Et parfois à reprendre plus tôt que prévu puisqu’avec mes projets sous le nez et je ne pouvais m’empêcher d’y mettre la main. Donc si tu ne souhaites pas bosser le week-end, évite de planifier le week-end ! (Après si tu prends tes pauses en dehors des temps off socialement imposés, planifie le dimanche si tu veux mais ne planifie pas sur tes jours de pause).
• Tout est bien frais dans ta tête puisque tu n’as pas encore coupé. Même si on a un peu de fatigue de fin de semaine, tous les projets et dossiers en cours sont présents dans notre cerveau et c’est plus facile de les planifier que de les reprendre “à froid” en se demandant où on en était déjà…

Les étapes de la planification

Alors convaincue par les bienfaits de la planification ? Tu as choisi un créneau horaire ?

Voici quelques conseils pour t’y mettre sans perdre de temps.

Étape 1 : Déjà, comme pour toute planification, commence par noter tes RDV et obligations.

Étape 2 : Pose les moments pour toi en 1er si tu ne veux pas qu’ils passent à la trappe

Étape 3 : Pose ensuite tes priorités. Si tout ne peux pas être fait, qu’est-ce qui ne doit pas être oublié cette semaine ?

Tu peux juste mettre un ordre devant les projets et/ou tâches ou un système d’étiquettes de priorité. Par exemple 3 catégories de tâches : Prioritaires, “Normales” et “Repoussables”.

Voilà, tu sais quand tu as des moments pour bosser et par quoi tu vas commencer.

Tu veux aller un peu plus loin dans l’organisation ?

Étape 4 : Cale tes tâches dans ton planning ou trie les au moins en fonction de certains critères qui vont se présenter dans ta semaine.

Par exemple, tu peux répartir tes tâches selon :

• Ton humeur ou ton niveau d’énergie : genre les tâches no-brain, les tâches créatives, les tâches qui demandent d’être concentrée etc.
• Là où tu seras : bureau, transports, promenade etc
• Le niveau d’interruption potentiel (on ne va pas passer un appel important, enregistrer une vidéo ou rédiger un contenu qui demande de la concentration à un moment où on sait qu’on aura du monde autour de nous)
• Tout autre critère qui te correspond…

Tu peux faire ce tri grâce à un code couleur ou un système d’étiquettes sur un outil comme Notion, et piocher dans la catégorie correspondant au moment où tu te trouves (ex : tu es dans le métro, choisis une tâche qui est classée sous “transports en commun”). Si tu sais à l’avance quand se présenteront ces moments tu peux directement répartir les tâches les posant aux moments correspondants dans ton emploi du temps (ex : tu as toujours un coup de mou après le repas, met les tâches “no-brain” à ce moment-là sur ton planning).

Étape 5 : Vérifie que tout tient

Tu peux faire ça :

• A la louche en un coup d’oeil : perso je regarde sur un diagramme de Gant dans Notion pour vérifier qu’il n’y a pas trop. Ce n’est pas toujours suffisant mais c’est un bon début.
• En mettant posant tout sur un calendrier hebdo (papier ou pas)… Tu verras vite si ça déborde.
• En ayant un système qui calcule le temps prévu pour chaque tâche et te fait la somme sur la journée. C’est ce que je fais dans les périodes où je me laisse déborder.

Reste réaliste et si tu as du mal à prévoir le temps que va prendre une tâche :

• Mets de l’objectivité sur les tâches récurrentes (mesure, vérifie au fil de l’eau et tires-en des leçons pour les semaines suivantes),
• Découpe toujours au max,
• Multiplie ta 1ère évaluation,
• Dézoome (fais une évaluation “grossière” genre à la demie-journée),
• Utilise les zones tampons

Si tu veux aller plus loin sur ce problème de mauvaise évaluation du temps, tu peux lire cet article (ou écouter la version podcast).

• N’oublie pas notamment de laisser la place à l’imprévu (surtout si tu es très structurée). Encore une fois utilise les zones tampons.

Alors convaincue de tester la planification à la semaine ? J’espère que tu as repéré des pistes pour le faire à ta façon.

Comme toujours, teste et réajuste en fonction de ce qui marche pour toi et viens nous partager ce que tu retiens de tout ça et comment tu fais ta planification hebdomadaire sur Discord, Instagram ou en commentaire !