1er pas sur Notion ? Commence par là

Attention cet article est pour les grand•es débutant•es, une sorte de Notion 101 comme disent les anglophones parce que c’est plus sexy que “Notion pour les nuls”.

Si tu te demandes c’est quoi Notion et comment ça marche ou si tu cherches un tutoriel Notion qui pose les bases des bases, tu es au bon endroit.

Si tu as déjà installé Notion et compris ses grands principes mais que tu veux un tuto plus détaillé sur l’utilisation de ses différentes fonctionnalités, tu peux te rendre directement en bas de l’article pour t’inscrire à ma formation gratuite “Dompte Notion”

Prêt•e à découvrir la bête ? C’est parti !

Ce qu’on peut faire avec Notion

Avant de me lancer dans comment utiliser Notion, laisse-moi te rappeler pourquoi utiliser Notion.

Pourquoi donc ?

Parce qu’il est génial, polyvalent, personnalisable et esthétique. Bref, il est presque parfait (sauf qu’il ne fait pas le thé, ni le café).

Pour quoi faire ?

Notion c’est plus qu’un outil de prise de notes tel Evernote, plus qu’une plateforme de gestion de projets tel Asana, plus qu’un endroit où classer tes fichiers tels Google Drive, plus qu’une base pour déposer toutes les ressources que tu as croisées en ligne tel Pinterest ou ta barre de favoris… Parce que c’est tout ça en même temps et bien plus encore.

Tu peux y faire :

• Suivi de projet et des tâches
• Prise de notes
• Base documentaire
• Wiki d’équipe
• Pages web (pour un site simplifié)
• Journaling et suivi des habitudes
• Listing (qui ne craque pas pour les listes… de bouquins, films à voir, citations, contacts,…)

Bref c’est l’équivalent dématérialisé du BuJo.

Bien entendu un outil polyvalent est rarement aussi excellent qu’un outil spécialiste, mais perso j’apprécie vraiment d’avoir tout au même endroit et de pouvoir tout connecter. En plus, il y a souvent moyen d’arriver à ses fins avec un outil extérieur (genre une automatisation par ci par là avec Zapier ou Make) en attendant que certaines fonctionnalités arrivent dans Notion (ça bouge pas mal et s’améliore sans cesse).

Franchement, dans mon utilisation perso et pro, le seul truc que je trouve trop compliqué à gérer sur Notion c’est les calculs. Ce n’est clairement pas Excel. On peut effectuer des calculs type suivi d’un budget ou de la compta, mais c’est quand même un peu tarabiscoté par rapport à la simplicité de créer 2 colonnes et une petite formule dans Excel.

Pour plus de détails sur l’utilisation possible de Notion, tu peux jeter un oeil à cet article.

Ce que tu dois comprendre pour ne pas être perdue face à Notion

Avant d’ouvrir une page blanche et de te retrouver comme une poule devant un couteau (oui j’ai décidé de sortir le dico des expressions ringardes), il faut capter un truc essentiel : Notion c’est comme des Légos alors que la plupart des autres outils sont un peu des Playmobils.

Quand tu ouvres la boîte, tu n’as pas une jolie moto et une maison mais des briques et des pièces pour construire la maison et la moto de tes rêves, voire carrément autre chose.

Dans Notion tu as :

• Des pages : ce sont un peu comme les plaques vierges sur lesquelles tu vas venir emboîter tes briques (oui on continue la métaphore)
• Des blocs : ce sont tes briques et il y en a de toutes sortes. Un paragraphe de texte = un bloc, une image = un bloc, un titre, une citation, une base de données, un fichier… un bloc !

Tu vas pouvoir créer des pages que tu peux ranger les unes sous les autres (comme des dossiers) ou les unes dans les autres (comme une arborescence dossier > sous-dossiers) et ajouter tout le contenu que tu veux sur ces pages, sous forme de blocs déplaçables très facilement grâce à une « poignée de bloc » qui permet de le saisir et le déposer ailleurs sur la page.

Et contrairement aux Légos, tu peux aussi transformer ton bloc en un autre type si tu as changé d’avis. Genre changer un texte normal en une liste à puce ou en un titre… Simplement en cliquant sur la poignée de bloc pour ouvrir le menu.

Tu peux donc ajouter, déplacer et personnaliser tes pages et tes blocs pour créer un espace de travail qui te ressemble vraiment. C’est ce qui fait toute la richesse mais aussi la difficulté de l’outil.

Maintenant que cette base est comprise, passons à la suite concrète.

Comment installer Notion (et où)

Notion est une application gratuite qui propose des options payantes. Tu peux vraiment t’en servir de manière poussée gratuitement. Tu as besoin du plan payant surtout si tu veux y mettre de gros fichiers, collaborer en équipe ou en partageant des pages avec de nombreuses personnes ou encore pour accéder à certaines fonctionnalités comme les automatisations (une nouveauté de septembre 2023).

Pour voir tous les détails de ce qui est inclus ou pas dans les différents plans, clique ici.

Notion directement sur le web

Tu peux utiliser Notion via ton navigateur web, en allant sur le site de Notion.so.

L’avantage c’est que tu peux ajouter certaines extensions, l’inconvénient c’est que ça ajoute un onglet supplémentaire à ton navigateur (t’en es à combien d’ouverts actuellement ?) et que c’est peut-être plus tentant de zapper sur un autre onglet…

Il te suffit de te connecter avec ton mode préféré (Google, Apple, mail…) et de suivre la procédure. Tu peux passer par le bouton “Essayer Notion” si tu t’inscris pour la 1ère fois ou “Connexion” si tu as déjà un compte.

Si c’est la 1ère fois que tu te connectes avec un email, tu recevras un code de sécurité sur ce mail afin de créer ton compte. Tu pourras ensuite définir ton mot de passe et entrer dans le monde merveilleux de Notion.

Notion comme appli sur Mac ou Windows

Si tu préfères installer une application sur ton ordi, rends-toi ici.

Choisis Télécharger pour Windows ou Télécharger pour Mac.

• Sur PC exécute l’application après le téléchargement. Tu auras alors un raccourci Notion sur ton bureau.
• Sur Mac, tu dois choisir quel est ton processeur « Intel processors » ou « Apple M1 ». Si tu ne connais pas cette info, va dans le menu Pomme de ton mac et clique sur « A propos de ce Mac », tu trouveras le nom de ton processeur parmi les infos affichées là.
  Ensuite, tu trouveras le fichier .dmg dans ton dossier Téléchargements. Double-clique dessus et dépose l’icône Notion dans le dossier « Applications » à côté.

Et voilà Notion est installé dans tes applis. Si tu veux y accéder rapidement, tu peux bien entendu épingler l’app dans ton Dock à sa 1ère ouverture.

Une fois installé, sur PC comme sur Mac, tu peux alors entrer tes infos de connexion ou créer ton compte Notion si tu ne l’avais pas déjà fait.

Notion sur IOS et Android

Tu peux bien entendu utiliser Notion sur smartphone ou tablette. Rends-toi sur le Play Store ou sur l’App Store, cherche « Notion », télécharge et installe l’appli.

Il ne te reste plus qu’à te connecter avec tes identifiants ou à créer ton compte, comme sur desktop.

Premiers réglages de base

Une fois dans Notion tu peux te rendre dans « Paramètres et membres ».

Tu peux choisir la langue et le format de calendrier dans « Langue »

Et quelques réglages de base dans « Mes Paramètres »

Ce qu’on trouve dans Notion

On l’a déjà dit, Notion ce sont des pages et des blocs.

Les pages

Une page est une simple… bah page blanche (au départ en tout cas) dans laquelle tu vas pouvoir mettre tes blocs.

Pour organiser ton espace, tu vas pouvoir imbriquer des pages sous d’autres pages et avoir ainsi une arborescence qui apparaît dans ton menu à gauche (sur desktop) ou sur ton écran d’accueil (sur smartphone).

Cela donne quelque chose comme ça par exemple

Ici ma page « Templates perso » qui sert de dossier où je classe les templates que j’ai crées à destination du public. On voit également la page « Dashboard 2nd Capitaine » qui est la page principale de mon template Notion 2nd Capitaine avec toutes ses sous-pages

Chaque page peut avoir une bannière et un icône pour la rendre plus jolie.

Genre photo (Notion te donne accès directement à une bibliothèque Unsplash) et emoji

Ou bannière et icône fait sur mesure par tes soins, si tu te sens l’âme d’artiste

Les blocs

Il existe différents types de blocs pour créer à peu près tout ce que tu veux avec Notion. Pour faire apparaître ces fonctionnalités, il te suffit de taper « / » pour voir toutes les suggestions possibles (et tu peux taper quelques lettres si tu sais quelles fonctionnalités tu cherches).

Une image (et une mini-vidéo) valant mieux que 100 mots, voici un aperçu des blocs disponibles.

Comme je l’ai déjà dit plus haut (mais j’aime bien radoter), si tu as déjà créé un bloc et que tu veux en changer le style tu peux le transformer en cliquant sur les 6 points et en choisissant « Transformer en… »

Les bases de données Notion : c’est quoi ?

Tu as du apercevoir des blocs « Base de données » et/ou entendu dire que les bases de données Notion étaient un des éléments les plus puissants de l’outil.

Une base de donnée (ou BDD) permet d’organiser des informations de manière structurée et de les manipuler facilement grâce à différents filtres, tris et vues. On peut y stocker des listes de tâches, des inventaires, des contacts, des projets, etc. Les possibilités sont infinies et c’est hyper utile !

Chaque élément d’une base de données peut se voir attribuer des propriétés que tu choisis parmi de nombreux type de champs disponibles : champ texte, tags (choix multiples ou simples), date, URL, personne, formule etc.

Tu peux par exemple avoir une BDD de tes contenus en ligne, pour faire ton calendrier éditorial, avec la date de publication, le type de contenu, la thématique, l’état d’avancement, la personne qui doit s’en charger (si tu bosses en équipe), le lien vers le contenu une fois en ligne etc.

Ou encore une BDD de tes tâches à effectuer avec leur état, deadline, responsable… et bien plus encore.

On peut également faire des liens entre les bases de données, par exemple pour connecter un post Instagram de la base de données « Contenus » à une tâche « Créer le post Instagram » dans la base de données « To Do ». Ce qui permet de passer de l’un à l’autre très facilement quand tu te mets au boulot.

Les BDD peuvent s’afficher comme :

• Tableau,
• Liste,
• Calendrier,
• Kanban (Trello quoi),
• Chronologie (Diagramme de Gantt)
• Galerie (avec de belles images).

Voici quelques exemples extraits de mon méga-template Second Capitaine (avec de fausses données du Notion d’une apprentie Sorcière)

A découvrir également : Les 10 erreurs à ne pas faire avec Notion

Les étapes à suivre pour bien débuter avec Notion

Ça y est tu sais à quoi sert Notion, ses principes de fonctionnement, ce qu’on trouve dedans et peut-être même n’as tu pas attendu la fin de l’article pour l’installer, impatiente que tu es de découvrir ce nouveau joujou.

Voici quelques suggestions pour bien commencer et le prendre en main sans te noyer.

Créer ton espace Notion et t’amuser un peu

Tu peux créer un espace Notion qui te ressemble en suivant les étapes que nous avons déjà vues. Créé une 1ère page et joue avec les blocs juste pour tester les possibilités.

C’est là que tout commence !

Télécharger des templates et pratiquer à partir de là

Si tu veux gagner du temps et avoir une idée de ce que tu peux faire avec Notion, tu peux faire un tour du côté des templates. Il y en a quelques-uns déjà inclus quand tu ouvres Notion pour la 1ère fois. Tu peux en trouver d’autres sur Notion, soit en choisissant l’option « Modèles » quand tu créés une nouvelle page, soit en te rendant directement ici.

Tu peux aussi trouver des modèles clé en main, gratuits ou payants, chez des créateur•ices. Par exemple, tu peux récupérer chez moi :

• Mon template gratuit Boussole de l’année pour faire le bilan et planifier tes prochaines actions en lien avec ce que tu as vraiment envie de vivre (et éviter de les oublier au fil de l’eau).
• Mon template gratuit Planification des menus et des courses, l’outil ultime pour planifier ses repas rapidement et générer la liste de courses automatiquement (Parce qu’entrepreneur•e ou pas, faut bien manger et ça prend un temps fou à organiser surtout avec une tribu).
• Mon méga-master-ultimate (non vraiment je ne sais plus comment l’appeler) template payant Notion Second Capitaine, pour avoir un espace Notion complet qui couvre tous tes besoins d’entrepreneur•e !

Les templates, sont un excellent moyen de comprendre comment fonctionne Notion. Observe comment ils sont conçus, comment les blocs sont arrangés, et comment les données sont organisées. Ça peut te donner des idées pour d’autres pages de ton cru.

Se former avec « Dompte Notion »

Pour vraiment maîtriser Notion et exploiter tout son potentiel, rien ne vaut une formation approfondie. Tu en trouveras un certain nombre sur internet et bien entendu, je te recommande « Dompte Notion ».

C’est la formation gratuite que j’ai créée. Elle explore toutes les fonctionnalités de Notion en détail. Elle te guidera à travers les aspects avancés de l’outil : les bases de données, leurs relations et agrégations, les formules, les boutons modèles…

C’est l’occasion de maîtriser toutes les fonctionnalités de Notion et tu peux t’inscrire ici

Voilà ! J’espère que ce tuto Notion t’as été utile. Si tu es débutant•e, tu as de quoi mieux comprendre l’outil et t’y mettre plus facilement.

Dis-moi en commentaire si ça t’a aidé•e, voire convaincue de t’y mettre ! Et si tu as des questions n’hésite pas non plus à les poser ici ou sur Discord !