10 erreurs à ne pas faire avec Notion

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T’as déjà cherché l’application magique qui pourrait sauver ta to do list, ton temps libre et ton cerveau ? Et puis un jour tu as entendu parler de Notion (surtout si tu me suis, vu que je suis fan de cet outil incroyable).

Sauf que, ne lui dis pas que j’ai dit ça, mais Notion n’est pas l’app la plus simple à prendre en main et on peut faire beaucoup d’erreurs en l’utilisant. L’objectif étant d’utiliser Notion pour gagner du temps, gérer ses projets ou sa to do et se construire une annexe à notre cerveau, autant éviter de perdre de l’énergie et du temps à mal construire son espace.

Alors aujourd’hui je te parle de 10 erreurs ultra fréquentes histoire de te faire prendre un raccourci efficace dans l’utilisation de Notion !

Avant de commencer : En résumé, c’est quoi Notion ?

Si tu connais Notion, tu peux passer directement à l’erreur n°1. Si tu ne connais pas l’appli, lis ceci avant !

Alors Notion, pour résumer, c’est une application de prise de notes et de productivité à la fois. L’enfant caché d’Asana et Evernote et même un peu plus que ça.

Si tu veux en savoir plus, avant d’aller plus loin, je t’invite à aller lire cet article : Pourquoi et comment j’utilise Notion dans mon entreprise et ma vie perso 

C’est bon ? OK alors maintenant tu connais un peu Notion et tu aimerais certainement (mieux) t’en servir.

Si tu cherches des tutoriels Notion,  j’ai une formation complète et gratuite pleine de tutos pour dompter toutes les fonctionnalités de cet outil incroyable (mais un peu complexe de prime abord). Elle s’appelle Dompte Notion (c’est bien fichu hein ?) et tu peux t’inscrire ici (ou via l’encart en bas de cet article).

Et si tu veux savoir quelles sont ces fameuses erreurs à éviter, les voici !

Erreur #1 – Ne pas réfléchir en amont au système dont tu as besoin

C’est hyper important avec Notion de savoir ce que tu veux faire, avant de te lancer. C’est une page blanche à la base, donc tu peux tout faire, contrairement à certains outils très cadrés (et un peu rigides parfois) et, comme dirait Monk : it’s a gift… and a curse.

Sans cadre préalable, tu risques de te retrouver avec une collection de templates gratuits que tu vas trouver très chouettes mais qui vont s’accumuler et te mener à un b@#*#l sans nom complètement inutilisable.

Et même sans tomber dans les abysses des templates, tu peux aussi te noyer dans une accumulation de pages homemade. Et avoir autant d’infos non ou mal organisées dans ton espace et dans ta barre latérale (ton arborescence Notion) ne va pas t’amener la clarté espérée. Alors qu’avec un espace bien structuré… si.

Pour éviter cela il faut donc réfléchir en amont :

• Au type d’informations dont tu as besoin dans ton Notion
• Au moment où tu vas avoir besoin que ces informations ressortent

Ne te jette donc pas dans Notion sans préparatifs préalables !

Erreur #2 – Avoir trop d’infos sous les yeux

Dans la lignée de la 1ère erreur, c’est important de ne pas avoir trop d’infos en même temps sur ton écran.

C’est ce qui arrive si tu ne construis pas un espace avec de la structure mais ça arrive également si :

• Tu ne crées pas de page “tableaux de bord” ou que tu en fais une avec bien trop d’infos dessus. Il vaut mieux avoir plusieurs tableaux de bord, par exemple un avec ce que tu as à faire aujourd’hui et un avec ta création de contenus, plutôt que de vouloir faire une page avec toute ta to do et tous tes contenus et 1126 autres infos.
• Tu n’as pas de Dashboard spécial smartphone avec des vues adaptées à un petit écran et une saisie au doigt.
• Tu laisses toutes tes propriétés de bases de données affichées même si tu n’en as pas besoin sur tes vues. N’oublie pas de cacher les propriétés dont tu n’as pas besoin pour une meilleure lisibilité.

Erreur #3 – Ne pas utiliser les Bases de Données

C’est l’erreur la plus fréquente chez les débutantes sur Notion : Stocker les infos sur des pages et sous-pages, comme si on était sur une simple appli de prise de note.

La puissance de Notion vient des Bases de données (BDD pour les intimes), du fait de pouvoir structurer et classer les infos avec des filtres et des tris sur certaines propriétés. Encore une fois, si tu ne maîtrises pas les BDD, je t’invite à t’inscrire à Dompte Notion où tu auras toutes les infos pour savoir comment utiliser cet outil merveilleux de sa forme la plus simple à la plus complexe.

Ne pas utiliser les BDD c’est se priver de toutes les possibilités de clarté et surtout de gain de temps avec :

• Les automatisations
• Les boutons modèles,
• Les templates
• La possibilité de faire des liens entre certaines BDD : par exemple lier un contenu à créer et une tâche à faire, ou un contenu et des notes et ressources utiles pour le rédiger… et te permettre de passer facilement de l’un à l’autre sans chercher les infos.

C’est vraiment important pour être plus efficace et diminuer ta charge mentale.

Erreur # 4 – Avoir trop de Bases de données

Le pendant de l’erreur 3, parfois on utilise trop de Bases de Données.

Il vaut mieux avoir quelques grosses BDD que plein de minuscules bases.

Tu n’as pas besoin d’avoir par exemple 3 ou 4 BDD pour gérer ta to Do. Ou encore 4 BDD de création de contenus. Une seule, bien structurée avec des propriétés qui permettent de trier ou filtrer selon le format, les thématiques peut-être et des vues différentes avec des filtres sur les bonnes propriétés, c’est généralement suffisant.

Le but ce n’est pas d’en avoir le moins possible pour se la jouer minimaliste. Il faut bien entendu que ce soit fonctionnel pour toi. L’enjeu c’est juste d’éviter de faire de tas de BDD, avec des liens dans tous les sens, multipliant ainsi le risque d’erreurs dans le classement et réduisant les possibilités de faire remonter facilement les informations.

Réduire le nombre de bases de données permet surtout d’éviter que tu ne comprennes plus toi-même à quoi sert telle ou telle BDD sur ton espace. Tu devrais toujours être capable de dire combien tu as de grosses BDD et à quoi elles servent pour te sentir en maîtrise de ton propre espace et avoir une vraie clarté.

Erreur #5 – Ne pas utiliser les blocs synchro

Dans la catégorie ces trucs qui font gagner un temps fou : arrêter les copier-coller grâce aux blocs synchronisés.

Si tu veux voir les mêmes infos à 2 endroits différents : du texte, des images et mêmes des vues de BDD… Mets-les dans un bloc synchronisé. Ainsi quand tu vas modifier l’information, ou simplement sa mise en page, d’un côté, cela va se modifier automatiquement de l’autre.

Par exemple, j’utilise le bloc synchro pour certains extraits de ma méthode d’organisation que je transmets à mes client•es. Si j’ajuste ou modifie ma méthode (qui se trouve bien rangée dans mon espace “Ressources”), elle se modifie automatiquement sur les pages que j’ai pu partager avec mes client•es ainsi que sur les documents qui me servent de supports dans mes accompagnements de groupe.

Plus besoin de faire les modifs à plusieurs endroits et, surtout, de se rappeler où faire ces fameuses modifications !

Erreur # 6 – Tout refaire après une erreur

Ça arrive de modifier des choses ou même de les supprimer, volontairement ou non, et de vouloir revenir en arrière.

Parfois la touche Ctrl/Cmd + Z ou l’option “Annuler la dernière action” ne donne pas les effets escomptés…

Alors avant de tout refaire ou d’aller chercher une corde pour te pendre, pense :

• A checker la corbeille si tu as supprimé une page, la fonction “restaurer” marche très bien
• A aller voir l’historique de ta page et restaurer une ancienne version… Tu as 7 jours d’historique avec le forfait gratuit et même plus avec les forfaits payants.

Ça ne résout pas toutes les fausses manip’ mais commence quand même toujours par là.

Erreur # 7 – Ne pas utiliser Save to notion

Save to Notion est un plugin pour ton navigateur Internet qui te permet d’aller ajouter les informations que tu croises sur le web, dans tes BDD, en 2 clics.

Tu n’as qu’à cliquer sur l’icône du plugin et, tout en restant sur la page que tu consultes, aller la classer dans la BDD où elle devrait aller avec les propriétés qui vont bien.

Par exemple si tu croises un article intéressant sur un site web, tu pourrais aller ranger directement dans ta BDD des ressources, avec les propriétés “article”, “à lire”, les mots-clés ou la thématique de l’article et même ajouter une tâche à faire ou un contenu à créer en lien avec cet article si tu as fait des relations avec tes BDD To Do et Création de contenu.

Tu peux aussi ajouter tout ou partie du contenu de la page que tu épingles directement dans ta base de données. Tout ça sans ouvrir Notion !

Erreur #8 – Mettre dans Notion des informations qui ne devraient pas y être (confidentialité)

Notion est un outil sécurisé mais ce n’est pas la sécurité maximale possible (loin de là). Donc même si tu mets des informations personnelles, n’y mets pas des infos sensibles comme tes mots de passe par exemple.

Il y a des applis bien plus sécures pour ça (pour les mots de passe notamment, tourne-toi vers des outils gestionnaires de mots de passe dont c’est le job).

Erreur #9 – Vouloir faire tout dans Notion

Notion n’est pas un logiciel pour gérer les mots de passe mais ce n’est pas non plus une app’ pour faire des calculs complexes et des graphiques de manière simple, par exemple.

Les BDD c’est bien, ça sert à filtrer et trier des données… mais ce n’est pas parce que ça se présente sous forme de tableau et qu’on peut y mettre des formules que c’est un tableur. Notion n’est pas Excel, Google Sheets. Si tu veux gérer des éléments chiffrés comme ta compta sur Notion, tu vas galérer et perdre beaucoup de temps (à moins de prendre un template déjà fait où quelqu’un aura galéré et perdu du temps à ta place).

Et oublie les calculs de pourcentages qui se font sur la somme de plusieurs lignes. Par exemple si tu créés un tableau avec chaque mois le CA généré par chacune de tes offres, tu ne vas pas pouvoir facilement faire le calcul du % de CA généré annuellement par chaque offre.

Par défaut le calcul en bas de tableau va te faire des moyennes ou médianes de pourcentages mais ce n’est pas juste d’un point de vue mathématiques. Alors je ne dis pas que ce n’est pas possible d’arriver à tes fins, notamment avec plusieurs BDD et quelques propriétés et formules. Mais je trouve ça quand même plus simple de faire un tableau Excel avec une ligne “total” en bas qui fait les calculs justes à l’aide d’une bête formule toute simple dans une case.

Vraiment si tu veux faire des calculs et derrière des chouettes graphiques en toute simplicité, prends un tableur.

Erreur #10- Croire que Notion va te rendre plus riche et plus organisée

Bien sûr Notion va te servir de Second Cerveau, te permettre de vider ta tête et déposer tes idées et tes tâches à faire par exemple. Et, avec les bons réglages, il va te mettre sous les yeux les infos dont tu as besoin quand tu en as besoin sous l’apparence dont tu as besoin.

Donc tu vas gagner du temps et de l’espace mental.

Mais cela demande déjà que tu te poses et que tu organises un peu les infos pour construire l’espace Notion qui te correspond et fonctionne bien. Donc que tu mettes de l’ordre dans ton 1er cerveau avant de pouvoir construire le 2ème.

Ce n’est pas une baguette magique qui va te rendre organisée du jour au lendemain ou s’organiser à ta place.

Et, une fois en place, tu vas te sentir probablement plus sereine, avoir plus de temps, plus d’espace mental, plus de structure, d’énergie… Bref, plus de ces ressources dont tu as besoin pour développer ta boîte mais ce n’est pas ça qui va faire apparaître des client•es de manière magique. Tu peux totalement avoir des client•es sans Notion et sans orga même (au bout d’un moment ça risque de devenir épuisant mais c’est possible), tout comme tu peux être super organisée et ne pas avoir de client•es… Ce n’est pas un outil magique.

Voilà les 10 erreurs que je vois le plus souvent chez les personnes qui utilisent Notion ! J’espère que ça t’aidera à les éviter ou à corriger le tir.

Si tu veux aller plus loin et te construire un vrai 2nd Cerveau efficace, tu peux rejoindre ma formation Notion System pour réfléchir au système dont tu as besoin et le construire pas à pas avec mon aide. On y évite ces 10 erreurs et bien d’autres .

Et si tu préfères la solution clé en main, j’ai un méga template qui reprend tout ce dont tu peux avoir besoin en tant qu’entrepreneure et créatrice de contenu. Tout est relié et tu as les vidéos pour la prise en main. Pour voir à quoi ça ressemble c’est par là.

A toi, dis-moi quelle erreur tu as déjà faite avec Notion ?