Gagner du temps grâce aux process

Ce contenu existe en version podcast ou en version écrite… A toi de choisir !

Épisode 1 :

Épisode 2 :

Dans la série : ça n’envoie pas du rêve et pourtant c’est un truc dingue, aujourd’hui je te présente… le process.

Reste un peu tu vas voir c’est ultra utile pour ton quotidien d’entrepreneure (et en vrai ça peut servir côté perso aussi). Le process c’est le 1er niveau d’automatisation qui peut te faire gagner un temps fou sans même te prendre la tête avec des outils techniques.

Alors, avant de rentrer dans le vif du sujet, quelques définitions…

(Oui je sais, quand on commence par devoir poser des définitions on se dit qu’on ne va pas trop s’éclater, mais… euh… bon tu vas voir ça va être chouette même si c’est0 pas ultra-glamour.)

Prête ?

Let’s go !

C’est quoi un process ?

Les process ou processus sont les grandes méthodologies qui permettent d’arriver à un résultat à partir d’un point de départ. On a un point d’entrée et un point de sortie, avec parfois plusieurs “embranchements” possibles entre les deux.

Par exemple, tu pourrais avoir un process “Création d’une nouvelle offre” qui commencerait par “Idée d’offre” et finirait par “Mise en vente de l’offre”.

Avec entre 2 moults étapes :

• Validation de l’idée sur le papier. L’idée est validée ? Non = on archive. Oui = on passe à l’étape suivante
• Création d’une Version 0
• Test en réel auprès d’un échantillon de personnes
• Amélioration de la V0 pour en faire une V1
• Création du système de vente

Là j’ai mis des étapes assez énormes, mais c’est pour te faire un résumé rapide et compréhensible. Si tu as déjà créé une offre de A à Ventes, tu te doutes qu’on pourrait probablement avoir des sous-processus pour certaines de ces étapes.

Et les procédures alors ?

Parfois quand on parle de process, en français notamment, on veut parler des procédures (ou l’acronyme SOP en anglais). Les procédures détaillent les actions concrètes à effectuer pour réaliser une tâche. Une tâche lambda ou une étape particulière d’un processus. C’est plutôt une checklist d’actions à suivre pour mener une tâche à bien.

Par exemple, si on reprend le process “Création d’une nouvelle offre”, dans la dernière étape « Création du système de vente, » il y aura probablement une procédure “Créer une page et des formulaires de ventes” qui reprend étape par étape, les actions à effectuer pour créer techniquement ces pages web, les lier à Stripe, Paypal, ton autorépondeur etc.

Ou sur un exemple plus « vie perso”, le processus “Organiser un anniversaire”, comportera à un moment la procédure “Faire un gâteau” avec à l’intérieur toutes les étapes de la recette.

Voilà pour le cadre lexical, après on n’est pas là pour passer un audit qualité, alors peu importe au final que tu appelles ça process, procédures, processus ou truc-relou-mais-bien-pratique… Le fait est que c’est un truc qui va t’aider à ne pas réinventer la roue et ne pas faire de conneries. Donc te faire gagner du temps.

A quoi sert un process ?

Alors justement un processus ou une procédure à quoi ça sert.

Et bien à apporter un peu de structure à quelque chose que tu fais assez régulièrement afin de te permettre :

• D’éviter des erreurs et oublis : puisqu’il est écrit quoi faire et dans quel ordre, tu ne risques pas de te tromper
• De gagner du temps et de l’espace mental : puisqu’il est écrit quoi faire et dans quel ordre, tu ne risques pas de perdre 1h à réinventer un truc que tu as déjà fait et 10 minutes à te souvenir de comment on réalise chaque étape
• De maintenir une cohérence, un niveau de qualité dans ce que tu fais, en particulier si tu travailles en équipe : puisqu’il est écrit quoi faire et dans quel ordre… bref t’as compris
• D’aider les personnes qui travaillent avec toi à faire tout ça aussi, ce qui est bien plus agréable pour elles, en plus des avantages que ça présente pour tes client•es, ta communauté et toi-même.
• C’est aussi l’occasion de faire du ménage dans tes habitudes puisque ça va t’obliger à les décortiquer. Et tu pourrais te rendre compte qu’il y a des choses que tu fais pour rien ou que tu pourrais faire mieux et peut-être d’autres que tu pourrais déléguer ou automatiser.
• Enfin ça peut te permettre de t’arrêter au milieu d’une tâche sans en perdre le fil, puisque tu sauras ce que tu as déjà fait et ce qu’il te reste à faire. Ce qui est bien pratique pour les tâches trop longues ou trop relous pour être fait en une fois (ou si tu te fais interrompre par un perturbateur extérieur, du type coup de fil ou rejeton).

Quand faire un process (et quand n’en pas faire)

Voilà tu es convaincue de l’utilité des process et tu as envie d’en faire pour tout parce que ce sont des documents délicieux à réaliser et maintenant t’as envie d’être OBM pour avoir pleeeeein d’occasions d’en faire (oui j’en fais un peu trop, je sais).

Sauf qu’aussi fun et paillettes que soient le processus et la procédure (pas tant beaucoup que ça à la base) on ne va pas en faire pour tout. Voici donc les 3 critères pour orienter ton choix de faire, ou pas, un process.

1er critère : Quand on fait quelque chose de manière récurrente.

La fréquence peut être faible, genre on fait quelque chose une fois par an. Mais, en tout cas, on ne va pas faire un processus ou une procédures pour un truc qui ne se reproduira jamais, puisque le principe même c’est de savoir quoi faire et dans quel ordre à chaque fois qu’on le fait.

2ème critère : Quand on a un vrai gain à en tirer

Si réaliser un certain type de tâches te prend la tête ou du temps à chaque fois parce que tu cherches des infos, tu refais des trucs déjà faits, tu ne souviens plus bien comment on fait précisément…

Ou si tu fais des erreurs qui te portent préjudice, par exemple en renvoyant une image de toi pas très pro ou en te faisant perdre de l’argent (alors que s’il y avait eu l’étape “relancer le prospect après 7 jours” ça ne serait pas arrivé, damn !)

Bref, si tu vois que tu gagnerais du temps, de l’énergie, de l’espace mental, de la tune ou de l’image pro en faisant en quelque sorte un “copier-coller” d’un truc qui marche bien, d’une fois sur l’autre… Il est probablement temps de rédiger une procédure ou un processus.

3ème critère : Quand on veut déléguer

Bien entendu avoir le mode d’emploi d’une tâche qu’on ne connaît pas c’est la base pour la réaliser correctement sans perdre un temps fou. Donc tu as besoin de ces modes d’emploi quand tu veux déléguer une tâche à quelqu’un ou passer la main (encore une fois en pro, comme en perso… Même si tu ne vas pas forcément rédiger la procédure : faire tourner la machine à laver et pendre le linge pour tes enfants, encore que, c’est quand même important de leur avoir expliqué les étapes dans l’ordre à un moment donné).

Plus ton entreprise est grosse plus tu vas avoir besoin de processus, dans les grosses boîtes on a des processus Relation client, des processus RH etc.

Si tu travailles seule ou avec une petite équipe, tu vas probablement avoir besoin en priorité de procédures bien concrètes du type :

• Les étapes pour faire la compta et déclarer son CA
• La création technique d’un système de vente pour une nouvelle offre
• La réponse à tel ou tel type de mail ou message
• L’accueil d’un prospect lors d’un entretien découverte
• L’onboarding d’un nouveau client
• La récolte de témoignages client
• Etc

Concrètement à quoi ça ressemble

Restons donc sur les procédures, le concret. On a besoin de savoir quoi faire et dans quel ordre, donc :

• La liste des étapes
• L’ordre des étapes

Ce qui peut prendre la forme d’une simple checkliste numérotée.

Éventuellement on peut avoir des captures d’écran, des photos pour illustrer certaines étapes.

On peut aussi réaliser des visuels type infographie, des audios, des vidéos : Filmer son écran tout en commentant ce qu’on fait, avec un outil comme Loom, c’est réaliser une procédure.

1ère étape : Rédiger la procédure

Dans l’idéal, on va découper ce qu’on a à faire en étapes, voire en étapes et sous étapes, en imaginant qu’un enfant de 10 ans devrait pouvoir le faire à partir des infos que tu vas laisser.

En réalité, le niveau de détail va dépendre de ton besoin : si c’est pour déléguer à quelqu’un qui ne connaît vraiment pas l’activité ou si c’est pour pouvoir le faire en mode “cerveau peu concentré”, il va falloir pas mal de détails. Si c’est simplement pour ne pas oublier de faire certaines choses dans le bon ordre, mais qu’au final tu sais les faire, ce sera plus succint.

A-t-on besoin de tous les détails de la recette du gâteau parce qu’on ne sait pas du tout quel saladier utiliser et si on doit mettre la levure à la fin ou au début, ou est-ce que la liste des ingrédients avec “tout mélanger et mettre à cuire 40 min à 180°C” est suffisante ?

Ensuite le plus simple pour noter toutes ces étapes c’est de créer sa procédure, en réalisant la tâche en même temps. Ainsi tu es sûre de ne rien oublier. On liste tout : ce qu’on fait, où ça va, quel outil on utilise…

2ème étape : Tester

Tu testes la procédure. Ou tu le fais tester à la personne qui dois faire la tâche en cas de délégation.

Lorsque la tâche revient, on la réalise en suivant la procédure afin de vérifier qu’il n’y manque rien.

Si besoin, tu la complètes.

3ème étape : Utiliser et actualiser

On l’utilise quand on en a besoin et on la met à jour quand nécessaire ! Tu peux te mettre une date de révision (genre checker que tout est toujours OK tous les 12 mois), mais pour une petite structure, c’est aussi efficace je trouve de mettre à jour la procédure quand on réalise, à l’usage, qu’une étape a changé.

Tu l’auras compris, une procédure est généralement sous format informatique.

Personnellement, tu t’en doutes, mes procédures sont sur Notion , dans une BDD dédiée aux procédures, qui est liée à ma To Do list. Ainsi lorsque je suis sur la tâche à faire, j’ai un lien direct pour ouvrir la procédure à suivre (pas de temps perdu à la chercher). Pour certaines tâches récurrentes, du type “faire ma compta”, j’ai carrément intégré la procédure dans la tâche sous forme de checkliste.

Bref, fais avec tes outils mais prévois de classer tout ça histoire de les retrouver facilement quand tu en as besoin. Si tu as une équipe, tu vas également prévoir un•e responsable de la procédure, qui doit s’assurer de sa mise à jour.

J’espère que je t’ai convaincu•e de l’utilité des process / processus / procédures et que tu as compris que c’était quelque chose de simple à faire, dans sa forme basique en tout cas.

Si tu as déjà mis en place des process dans ta boîte, dis-moi quel était le 1er. Si tu ne l’as jamais fait et que tu as des questions, viens les poser ! En commentaire de cet article, ou bien sur Discord !

Et si tu veux faire de la place dans ton emploi du temps, en plus de mettre en place des process, je te rappelle que tu peux rejoindre le Défi gratuit 5 jours pour faire de la place dans ton emploi du temps (et ton cerveau). L’encart d’inscription est juste là en dessous.