Ce contenu existe en version podcast ou en version écrite… A toi de choisir !
Quand on a le cerveau qui fait des étincelles et a la superbe capacité à balancer une nouvelle idée toutes les 33 secondes, il y a un truc qui est difficile (OK plus d’un) : prioriser.
Faire du tri dans tout ce qu’on a à faire et tout ce qu’on voudrait faire, pour choisir (le mot qui fâche) par quoi commencer. En sachant pertinemment qu’on ne peut pas tout faire en même temps, et que ce qu’on relègue en queue de peloton ne sera peut-être jamais traité… Dur.
La question de la priorisation est celle qui est le plus revenue dans le sondage annuel que j’ai effectué en début d’année auprès des abonné•es à ma newsletter (si tu ne fais pas partie de la team qui reçoit mes conseils, des avant-premières, quelques infos backstage et des images drôles directement dans ta boîte au lettre, rejoins-la vite !).
C’est donc de cela qu’on va parler dans cet épisode et sa transcription !
Pourquoi prioriser ?
Prioser est indispensable pour bien s’organiser mais c’est vraiment pas facile au jour le jour. Parce qu’on se fait bousculer par toutes ses tâches, ses idées, les imprévus et les urgences… Face au quotidien, et parfois à une forte tendance à procrastiner, tout semble important et urgent, alors ne pense pas qu’une simple matrice d’Eisenhower va permettre de résoudre ce problème.
Du coup, on fait quoi ?
Déjà on se rappelle pourquoi c’est important, justement, de prioriser histoire de se motiver.
Choisir ce que tu vas faire en priorité va te permettre de :
- Faire avancer les projets qui te tiennent le plus à coeur ou qui sont le plus importants à tes yeux
- Atteindre tes objectifs
- Être plus focus, plus concentrée et donc plus efficace
- Faire face aux inévitables imprévus sans devoir subir le stress et rogner sur ton temps libre pour pouvoir faire ce que tu devais faire
- Réduire la procrastination, notamment la procrastination active… celle qui te pousse à faire des trucs et être très occupée mais de faire ce que tu devrais faire
- Te sentir mieux : objectifs principaux atteints, projets qui avancent, moins de procrastination, moins de temps perdu = plus de satisfaction, moins de stress
Convaincu•e ?
Bon, je crois que tout le monde l’est sur le papier… et pourtant, au quotidien, on se fait manger par l’urgent, par la to do quotidienne qui s’allonge, les tâches récurrentes (à ne pas oublier).
Prioriser c’est choisir ce qu’on va faire en premier, ce qui doit être fait selon nos critères et pas selon ce que la vie va nous imposer (parce que, oui, si tu ne priorises rien, t’inquiète pas que les événements et les autres vont t’imposer leur choix).
Étape 1 : Définir ce qui est important
L’étape préalable à toute priorisation c’est donc de définir ce qui est important. Pour toi.
Ce qui passe par :
1- Avoir ton ou tes objectifs en tête. Je te renvoie aux 2 épisodes sur comment se poser de bons objectifs si tu ne maîtrises pas encore cet art délicat.
Par exemple, tu pourrais avoir comme objectif prioritaire : je veux avoir 1500 abonnés supplémentaires à ma newsletter d’ici 3 mois.
2- Tu sais où tu veux aller et à quoi ça va ressembler concrètement ? Passe alors aux actions (ou projets) qui aident ces objectifs.
Par exemple, pour gagner 1500 nouveaux abonnés à ma newsletter, je vais faire la promotion d’un lead magnet sur un nouveau réseau social et auprès de communautés existants déjà. Il y a au moins 2 projets là, chacun ayant un certain nombre d’actions… Pour le peu que tu n’aies pas déjà créé ce lead magnet, tu te retrouves même avec 3 projets.
3- Dans tous ces projets et les actions qui les composent, qu’est-ce qui répond à la loi de Pareto ? C’est à dire qu’est-ce qui va t’amener le plus de résultat par rapport à l’effort déployé ?
Dans notre exemple, a priori faire la promotion de ton lead magnet auprès de communautés existantes va t’amener plus d’inscrits pour le même niveau d’efforts en terme de création de contenu, que de créer ta communauté sur un nouveau réseau social (qui demande de créer cette communauté, l’animer régulièrement et faire venir ensuite les gens vers ton lead magnet… alors que la création de communauté et l’animation est déjà faite si tu vas parler de ton lead magnet chez quelqu’un d’autre).
4- Voilà, tu as identifié un projet ou une tâche prioritaire. Bien entendu, si c’est un projet, tu vas le découper en tâches (si tu galères avec les projets et notamment leur découpage, voici un article qui t’explique comment éviter les 6 erreurs qui t’empêchent d’aller au bout de tes projets).
Admettons que tu aies donc identifiés les tâches les plus efficaces à faire pour avancer vers ton objectif. Maintenant, et seulement maintenant, tu vas pouvoir dégainer si tu le souhaites ta matrice d’Eisenhower.
La matrice d’Eisenhower
Tu connais certainement la matrice d’Eisenhower : tu traces 2 axes au milieu de ta feuille. L’urgence d’un côté et l’importance de l’autre.
Et en gros, tout ce qui est :
- Urgent et important = tu fais en priorité
- Urgent et pas important = tu délégues
- Pas urgent mais important = tu planifies de le faire avant que ça devienne urgent
- Pas urgent et pas important = tu le dégages de ta to do list
Un truc qu’on oublie souvent c’est que “important” sous-entend “important que ce soit moi qui le fasse”.
Par exemple, répondre à une interview dans un gros podcast où tu auras l’occasion de parler de ton lead magnet, c’est important que ce soit toi qui le fasses. Mettre en ligne toute la technique de téléchargement de ce lead magnet, peut-être que c’est important que ce soit fait (incontournable même), mais ce n’est pas important que ce soit toi qui le fasse ou quelqu’un d’autre. Bien entendu si tu ne peux pas déléguer cette tâche, elle va devenir importante pour toi également.
Donc pour résumer : tu dois commencer par ton, ou tes objectifs, et bien identifier ce qui doit être fait pour avancer le plus efficacement possible vers eux (80-20). Et parmi tout ça, qu’est-ce qui est vraiment urgent et vraiment important que ce soit toi qui t’y colles.
Et après ?
Le faire en 1er
Et bien y a plus qu’à le faire… en premier. C’est un peu la définition même de “prioriser” en fait.
Sauf qu’au quotidien, tu sais bien que ce n’est pas parce que tu as identifié ce qui était à faire en premier, que tu le fais vraiment.
Alors il existe plein de méthodes possibles pour t’organiser et organiser tes tâches. J’en partage d’ailleurs sur ce blog et dans mon podcast. Et si tu cherches sur internet des méthodes de priorisation, tu vas en trouver un certain nombre, du type :
- La matrice d’Eisenhower dont on a parlé.
- La méthode ABCDE : mettre un ordre d’importance, sous forme de lettres, à tes tâches et ne faire que les A&B
- La méthode MoSCoW : grosso modo le même principe avec d’autres lettres qui vont classer les tâches essentielles impossibles à reprogrammer, aux idées qui peuvent être mises de côté
Mais tout est un peu rigide et, surtout, ne nous dit pas comment faire concrètement au quotidien.
Alors voici ce que je te suggère dans les indispensables pour avancer sur tes tâches étiquetées prioritaires :
1- Prends le temps de t’organiser : Déjà tu dois faire le travail d’identification des tâches prioritaires. Puis prendre un 2ème temps pour les planifier plutôt que de les subir quand elles arriveront au stade urgent. Donc tu as tes tâches… Quand vas-tu les faire ?
Si tu ne sais pas comment planifier, je te renvoie à l’épisode pourquoi et comment planifier sa semaine
Tu peux bien entendu utiliser un outil de planification papier ou informatique. Personnellement j’utilise Notion bien sûr… je mets un tag sur mes projets prioritaires et un petit émoji de couleur vient s’ajouter automatiquement à toutes les tâches de ces projets, ce qui me permet de les identifier très facilement dans ma to do list chaque jour.
Ce système est inclus dans mon template “Notion 2nd Capitaine”, véritable second cerveau pour entrepreneures et créateur•ices de contenus. Je te montre également comment faire dans ma formation Notion Sur mesure.
2 – Chaque jour, fais en 1er ce que tu as identifié comme important. Genre dis-toi “s’il m’arrivait un imprévu et que je doive arrêter de bosser à 9h30, qu’est-ce qu’il faudrait être fait ?”. C’est le principe “Eat the frog”. C’est un concept de l’auteur Brian Tracy, tiré d’une citation de Mark Twain : « si votre boulot c’est de manger une grenouille, il vaut mieux que ce soit la première chose que vous fassiez chaque matin. Si votre boulot c’est d’en manger deux, il vaut mieux commencer par la plus grosse. »
3- Ménage-toi des plages horaires dédiées pour faire avancer ces fameuses tâches prioritaires : plutôt le matin du coup, pour les faire en 1er et quand tu es le plus en forme mais ça va dépendre de toi et ton orga. En tout cas des plages type “Deep work” sans notif et dérangements.
4- Enfin, dis “non” au reste (aux autres mais aussi à tes idées qui pétillent dans tous les sens)
Avec tout ça je pense que tu es prêt•e à reprendre la main sur tes priorités. N’oublie pas de regarder régulièrement tes objectifs afin que tes petits pas du quotidien t’amènent à la destination que tu t’aies choisie. Et ensuite, choisi chaque jour de commencer par ce pas important.
Si tu galères avec la priorisation et que tu as besoin d’un oeil extérieur pour t’aider à y voir clair et à reprendre la barre de ton organisation, je peux t’aider à travers mes accompagnements ou directement en tant que ta Navigatrice personnelle.
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