Quand et comment automatiser tes tâches

Ce contenu existe en version podcast ou en version écrite… A toi de choisir !

Tu sais ce qui est (presque) magique et fait gagner un temps fou, en plus de réduire les risques d’erreurs, dans un business ? Les automatisations.

Parce que si on veut gagner du temps (ouiiiii), on va commencer par faire le ménage entre ce qui doit réellement être fait et ce qu’on va laisser de côté. On va donc prioriser ses tâches et en laisser sur le bord du chemin.

Mais une fois ce tri fait, il reste généralement pas mal de tâches à faire. Là, en admettant qu’on a une orga qui roule, il y a une façon de gagner du temps imparable : ne pas faire ces tâches nous-mêmes.

Pour cela, on peut  :

1. Déléguer
2. Automatiser (ce qui revient à déléguer à une machine grosso modo)

Concernant la délégation, j’ai interviewé quelques expertes sur le sujet et tu peux découvrir leur réponse à la question “C’est quand le bon moment pour déléguer ?” ici. Tu verras que déléguer n’est pas la solution immédiate pour tout le monde (déjà, il faut avoir le budget).

Par contre l’automatisation… ça peut t’aider très vite.

Alors, généralement, si on n’a pas un côté un peu geek le mot « automatisations » fait un peu peur. On se demande par quoi commencer. Quelles tâches automatiser ? Et puis à quoi ça ressemble en vrai une automatisation ? Est-ce qu’un robot ou une IA va venir faire le boulot à notre place et nous éventer pendant qu’on se la coulera douce au bord de la piscine ? Ou bien va-t-on plutôt devoir passer des heures à essayer de monter une usine à gaz qui va moins bien bosser que nous, si tant est qu’elle fonctionne un jour ?

Aujourd’hui je te propose de faire un tour d’horizon de ces questions !

 

Comment trouver quoi automatiser dans ton quotidien

Découvrir ce que tu peux automatiser passe un peu par le même questionnement que lorsque tu te penches sur la mise en place de process.

Pour savoir si tu as des tâches « automatisables » tu peux donc te demander :

• Déjà quelles sont les tâches récurrentes que tu fais ?
  On ne va pas automatiser une tâche ponctuelle. Forcément.
• Quelle partie est répétitive et / ou ennuyeuse et / ou chronophage ?
  Autant se dégager en priorité des trucs qui nous prennent bien la tête et ou notre temps.
• Qu’est-ce qui suscite le plus d’oublis ou d’erreurs humaines ?
  Les machines faisant bien moins d’erreurs que les humains, autant les mettre sur les tâches où on se plante régulièrement. Par exemple si tu oublies régulièrement d’envoyer le lien de connexion quand tes prospects prennent RDV, il vaut mieux qu’il soit envoyé automatiquement au moment de la prise de RDV.
• Qu’est-ce que tu fais en doublon ou qui demande systématiquement la même 2ème action.
  S’il y a bien des automatisations simples à mettre en place c’est sur les tâches où un événement entraîne toujours la même chose à faire derrière. Par exemple quand tu ajoutes un RDV dans un agenda, il faut que tu ajoutes une tâche à ta to do. Ou, quand tu passes un épisode de podcast au statut “montage à faire” sur ton calendrier éditorial, il faut que tu préviennes le freelance qui s’occupe du montage qu’il peut commencer à bosser dessus.

Pour identifier tout cela, tu vas :

• Prendre un petit temps pour y réfléchir et jeter tout ce qui te vient sur le papier. Généralement tu vas commencer par regarder tes process en place, c’est là que se niche les meilleures pistes d’automatisation.
• Travailler pendant quelques jours avec ce regard “recherche d’automatisations possibles ». Tu vas regarder les tâches que tu fais sous cet angle, en gardant en tête les questions à te poser.
• Demander à ton équipe si tu en as une, de se poser ces questions-là également
• Regarder les retours clients et toute autre source te permettant d’identifier les endroits où les choses ne fonctionnent pas aussi bien que possible.

Et pour savoir par quoi commencer, comme toujours Pareto : qu’est-ce qui va te faire gagner le plus de temps, d’argent et/ou d’énergie ?

A quoi ça ressemble une automatisation

Encore une fois, comme pour les process, on a : un élément déclencheur, une suite d’actions et un résultat final.

Du coup, quand tu vas créer une automatisation, tu vas te demander c’est :

• Qu’est-ce qui va déclencher la machine (le trigger)
• Qu’est-ce que je veux comme résultat
• Quelles sont les étapes intermédiaires, les actions qui permettent d’arriver là

Parfois c’est très simple, par exemple avec les RDV prospects pris directement sur son site et qu’on oublie de noter dans son agenda ou à qui on ou oublie d’envoyer le lien de connexion :

• Quand un prospect prend un RDV Calendly (déclencheur)
• Je veux qu’il reçoive un mail avec un lien de connexion pour le RDV et que mon agenda soit bloqué sur ce créneau (résultat attendu)
• Pour ça il faut que Calendly envoie un message à la personne avec le lien et se synchronise avec mon Google Agenda (actions)

Mais ça peut être un peu plus poussé, avec l’intervention d’outils tiers. Par exemple :

• Quand un prospect prend un RDV Calendly (déclencheur)
• Je veux qu’il reçoive un mail avec un lien de connexion pour le RDV et que mon agenda soit bloqué sur ce créneau ET je veux qu’une fiche soit créée dans mon CRM sur Notion avec les informations concernant ce prospect ET qu’une tâche “préparer le RDV” soit créée sur ma to do. (résultat attendu)
• Pour ça il faut que Calendly envoie un message à la personne avec le lien et se synchronise avec mon Google Agenda MAIS AUSSI qu’un outil d’automatisation comme Make.com envoie l’information à Notion afin de créer une nouvelle fiche dans ma base de données “Relation clients” avec le tag “RDV prospect à venir” et les champs qui vont bien contenant les informations complétées par la personne sur Calendly. Et que Make créé aussi une tâche dans ma base de données « To do » Notion avec un lien vers cette nouvelle fiche client, histoire que je sache de qui on parle.

On peut aller très loin dans les automatisations, si tu cherches de l’inspiration, tu peux aller directement sur les sites d’outils spécialisés qui proposent pas mal d’exemples ou demander à une IA comme ChatGPT de t’aider.

Comment on automatise ?

Si certains outils offrent des possibilités d’automatisation comme Calendly dont on a parlé dans les exemples, ou Notion qui permet de mettre en place des automatisations en interne et avec Slack, on est vite limité en réalité.

C’est pour cela qu’il existe des outils d’automatisation qui vont venir faire l’intermédiaire entre 2 applis ou plus. Par exemple te permettre d’extraire des données d’un réseau social, compléter un tableau de suivi Google Sheets, envoyer des mails ou des SMS, mettre à jour un dossier client, te notifier dans Slack…. Tout ça de manière connectée pour que quand il se passe quelque chose dans une app’, cela déclenche des actions dans une ou plusieurs autres, selon certaines conditions.

Les plus connues sont Zapier et Make.com des outils NoCode qui permettent donc de créer des scénarios d’automatisation sans avoir à écrire de lignes de code.

Je ne vais pas m’aventurer plus loin dans le domaine des automatisations mais j’espère que cet épisode / article t’a aidé•e à y voir plus clair. Si le sujet t’intéresse je te recommande d’aller t’inspirer avec des exemples qui vont t’aider à voir comment tu pourrais intégrer des automatisations dans ton business pour gagner du temps et de la fiabilité.

Et toi tu automatises quoi dans ton quotidien ?