Blogging, boulot, vie perso : 9 astuces pour mieux s’organiser

Tu n’es pas sans savoir que j’ai 2 blogs, 1 entreprise à faire tourner, des tas de client.e.s, 2 enfants et un goût immodéré pour le DIY… (Comment ça « non » ? Tu n’as pas lu ma page A propos !). Bref, comme des milliers de personnes tu te demandes « Mais comment fait-elle pour tout gérer si brillamment ?«   comment faire pour gérer sa communication en ligne alors qu’on a déjà une vie personnelle et/ou professionnelle bien remplie.

Le secret tient en 2 mots : organisation et productivité. Des concepts utiles pour l’entrepreneuriat, bien entendu, mais aussi pour gérer les merveilleuses tâches ménagères (oh joie !).

Aujourd’hui je te parle donc de mon organisation pro/perso et de mes trucs pour être plus productive et réussir à mener de front mon marketing, mon 2ème blog et mon entreprise, sans oublier d’aller chercher mes enfants à l’école à 16h30 (Oh ça va, ce n’est arrivé qu’une seule fois !). Que tu bosses de chez toi ou pas, pour toi ou pour un patron, avec ou sans enfants, il y a forcément des trucs pratiques qui pourront t’être utiles.

Se fixer des objectifs

Etre organisée et mener plusieurs projets de front c’est bien. Avancer dans le sens qu’on a choisi, c’est mieux. L’étape numéro 1 pour aller quelque part c’est donc de choisir où on veut aller.

Pour cela, j’ai des objectifs pour mes différents projets pro et donc mes contenus (à 6 mois environ). Je les ai affichés au-dessus de mon bureau pour ne pas les perdre de vue. Je les traduis en actions que je vais m’efforcer d’effectuer grâce à une bonne organisation.

Tout savoir pour bien fixer tes objectifs pour ta com’ et planifier son année efficacement.

Quand je fais les choses bien, chaque lundi, je me fixe 3 objectifs pour la semaine et chaque matin, 3 objectifs pour la journée. C’est mieux si tous ces objectifs vont dans le même sens bien entendu (les petits ruisseaux tout ça…). Pour ne pas zapper, au départ j’avais mis en place un binôme avec une amie entrepreneure.

Préparer sa journée la veille

Si je ne devais retenir qu’une seule astuce de mes petite habitudes pour m’organiser, ce serait celle-là. Chaque soir, je note ce que j’ai à faire le lendemain (tâches à faire, rendez-vous etc.) et je le positionne plus ou moins sur ma journée. Cela me permet de :

• Voir tout de suite s’il y a trop de choses de prévues pour une seule journée.
• Organiser les tâches de manière à regrouper celles qui peuvent aller ensemble et faire en priorité les plus importantes, plutôt que d’y aller le nez dans le guidon en piochant un truc au hasard sur la liste le jour-même.

Quand je ne m’y tiens pas, au mieux je n’arrive pas facilement à me mettre au boulot (Euuuh je commence par quoi… tiens si j’allais zoner sur Facebook d’abord), au pire je fais du grand n’importe quoi (Rhaaaa 20h, pas eu le temps de rappeler ce client, ma newsletter n’est pas envoyée, j’ai pas fini de rédiger mon article du jour… par contre je suis super à jour dans mes notification Facebook tiens, bizarre…).

Avoir une to do liste efficace

Pour préparer sa journée avec sa liste de tâches, encore faut-il avoir une liste de tâches (je fais un concours de Lapalissades). Ce qui marche le mieux pour moi c’est d’avoir :

Toutes les tâches sur la même to do liste

• Pas de petites listes qui volent à droite à gauche sur des post-it : c’est pas clair et ça se perd.
• Pas de cloisonnement boulot/blog/vie perso : Je suis une seule et même personne, avec mes 24h et en plus je travaille à la maison. Difficile de se rendre compte de ce qui m’attend sur une journée si je n’ai pas tout sur la même page.

Une to do la plus complète possible

Avant je ne notais sur ma liste que les tâches qui sortaient de l’ordinaire. Résultat : j’oubliais de prévoir un paquet de trucs essentiels, même si pas transcendants, et me retrouvais ainsi à programmer mes partages sur les réseaux sociaux (ou m’occuper de la corbeille de linge) à 23h30.

Ou alors je me lamentais en mode « je suis nulle, j’avance pas » parce que je n’avais pas atteint la moitié de ma to do du jour, trop occupée par des tâches parasites que je ne me souvenais même pas avoir gérées.

Je pensais être victime de faille spatio-temporelle alors qu’en fait j’avais juste fait du ménage quoi.

Alors maintenant, ma liste pour le lendemain est la plus complète possible, ça m’évite encore une fois d’en prévoir trop et ça me permet de barrer joyeusement tout ce que j’ai fait dans une journée (c’est quand même le meilleur truc dans une to do liste : barrer et se féliciter du boulot accompli !).

Une liste de tâches en fonction de ses objectifs

Côté pro et/ou perso, j’ai des (tas de) projets et la meilleure façon de les atteindre c’est de les noter puis de découper l’éléphant. En gros : découper ses objectifs et projets en petites actions réalisables et y aller marche après marche.

Donc, je découpe mes projets en tâches à faire et je positionne ces actions sur un planning (pour les gros projets avec des tâches sur plusieurs jours et une date limite, le mieux c’est le rétroplanning).

Comme ça ma to do liste m’aide à organiser mes journées mais surtout à réaliser mes objectifs. Et ça c’est essentiel.

Avoir des routines

La routine c’est chiant, mais pour avancer vite c’est indispensable. Avoir des routines c’est mettre son cerveau en mode automatique, du coup il est plus dispo pour autre chose… C’est aussi gagner du temps et éviter des oublis grâce à un système bien rodé.

Il y a les petites routines à certains moments de la journée, genre répondre à ses mails avec le thé de début d’après-midi et puis il y a les routines hebdomadaires voire mensuelles.

Par exemple, je perds beaucoup moins de temps et j’avance mieux depuis que j’ai établi des choses comme :

• Jeter un oeil aux stats de mes blogs le 1er vendredi du mois (le 2ème c’est ma compta, youpi !).
• Rédiger mes articles les mardi – mercredi.
• Rédiger et envoyer mes newsletters le mardi sur un blog et le jeudi sur l’autre.
• M’accorder un moment créatif pour moi le samedi après-midi.

C’est beaucoup moins spontané mais bien plus efficace et ça me permet d’avoir de la place dans mon emploi du temps pour mettre de la spontanéité là où il y en a vraiment besoin (c’est-à-dire quand je ne suis pas toute seule généralement).

Eviter le multitasking

Là on touche un point délicat : faire du multitâche c’est pas terrible du tout pour la productivité. Mais quand tu jongles avec plusieurs casquettes c’est très dur de se tenir à ce principe

Je m’y efforce autant que possible. Mon agenda de la semaine est découpé en grandes plages horaires disponibles pour tel ou tel aspect de ma vie à multi-casquettes. Par exemple, je ne touche pas au ménage pendant mes heures de boulot même si je travaille à la maison, je m’efforce de couper l’ordi le dimanche (dur), je gère un projet par plage horaire…

Pour m’y aider, quelques petits trucs :

Le pomodoro

La technique du pomodoro (« tomate » en italien, à cause des minuteurs de cuisine en forme de tomate), consiste à travailler et faire des pauses en suivant un minuteur. A la base, il s’agit de travailler 25 minutes puis faire une pause de 5 minutes, recommencer 25 minutes de travail + 5 minutes de pause. Au bout de 4 fois (donc 2h), on fait une pause plus longue (15-20 minutes).

Personnellement, j’ai adapté la technique à mon rythme de travail avec des pauses de 10 minutes toutes les heures de travail.

On peut utiliser un vrai minuteur ou une appli, pour ma part j’ai cette app : Productivity Challenge Timer (Androïd ou IOS).

La fin des voleurs de temps

Gagner du temps c’est surtout ne pas en perdre, donc mettre fin aux distractions. Quand je travaille sur un de mes projets, je coupe toutes les distractions comme la sonnerie du téléphone, les réseaux sociaux et leurs notif’, ma boîte mail, mes enfants…

De manière générale, j’essaie de ne pas tomber dans le piège des voleurs de temps :

• J’ouvre mes boîtes mail 2 fois par jour (et je n’ai pas de notification quand un mail arrive).
• Je vais sur Facebook, YouTube ou Insta avec un objectif (OK que je perds souvent en cours de route) ou un minuteur quand c’est pour le fun (OK quand il sonne je lui dis généralement « Attends, j’ai presque fini ! » ©Mes fils).
• Je coupe toutes les notif’ le reste du temps.
• Je ne regarde pas la télé ^^

Si tu veux mesurer le temps passé sur telle ou telle appli, tu peux installer Rescue Time et voir tout le temps que tu perds pour mieux le récupérer en t’organisant différemment !

J’ai choisi de travailler chez moi ce qui me permet d’éviter de perdre du temps dans les transports. Si tu prends les transports, voici une liste d’idées pour occuper ton temps utilement pour ton blog. Si tu es en voiture, pense aux podcasts et autres conférences à écouter pour progresser sur ta thématique, ton marketing, ton développement personnel…

Regrouper les tâches

En anglais on appelle ça le batching (avec un a et pas un i). Pour ne pas perdre de temps, on regroupe les tâches similaires à un même moment de sa journée ou de la semaine, plutôt que de faire la même petite chose tous les jours.

Par exemple :

• Je lis les articles de mes blogs favoris sur la même plage horaire.
• Je programme tous mes partages sur les réseaux sociaux au même moment (1 fois / semaine).
• Je répond aux commentaires sur mes blogs en une seule fois (1 fois / semaine quand je m’y tiens…).

Ça marche aussi pour la rédaction d’un article, où je ne mélange pas les étapes que je fais en une seule fois quand c’est possible : Je rédige le texte comme il vient et dans un deuxième temps je m’occuperais d’aller chercher des liens à insérer et/ou des infos complémentaires, puis plus tard de le relire et corriger. Idem pour les images que je choisis et traite toutes en une seule fois.

L’idéal c’est carrément de rédiger plusieurs articles de suite pour regrouper cette phase d’écriture mais personnellement je n’y arrive pas : quand je finis un article je suis vidée et n’ai pas l’inspiration (ni le temps de toute façon) pour enchaîner sur un 2ème. Mais si ça marche pour toi, tu peux essayer.

S’appuyer sur des outils pratiques pour automatiser

Je ne suis pas une adepte du tout automatisé mais j’utilise quand même quelques outils bien pratiques pour gagner du temps :

• Feedly : pour faire ma veille sur les autres blogs, plutôt que d’aller voir s’il y a de l’actu site par site (j’imagine même pas) ou de me perdre dans des fils d’actualité sur les réseaux sociaux.
• Buffer : pour partager mes articles et ceux que j’ai trouvé intéressant ailleurs, sur mes réseaux sociaux. (MàJ 2020 : j’utilise désormais l’outil natif de Facebook pour Facebook et Instagram, je ne publie plus sur Twitter)
• Les autorépondeurs : pour envoyer des emails automatiques aux nouveaux inscrits sur mes blogs.
• Photoscape : Pour redimensionner plusieurs images à la même taille et leur appliquer un cadre et/ou un texte en un seul clic.

L’automatisation est très pratique pour les vacances notamment, à ce sujet je t’invite à lire mon article sur l’organisation d’un blog pour les vacances.

Prévoir des articles d’avance

Pour ne pas perdre du temps avant même la rédaction d’article, il faut savoir sur quoi rédiger, cela implique d’avoir des idées et un calendrier éditorial. Pour cela, j’utilise :

• Pinterest : pour épingler des idées de créations qui m’inspirent pour mon autre blog ou des sujets à creuser pour celui-ci.
• Evernote, un carnet ou un bout de papier selon ce que j’ai sous la main : pour noter les idées qui traversent ma tête à la vitesse d’une comète de Halley (et ne reviennent qu’après 76 ans du coup faut pas les louper).
• Trello : pour organiser tout ça en « à faire / à rédiger / en cours / à partager » et surtout mettre des échéances sur un beau calendrier éditorial (selon les partenariats prévus, la saison, les produits en cours de lancement…). Tu peux retrouver mon tuto sur Trello ici.

Et j’ai revu mon rythme de publication très à la baisse avec 1 article /semaine et par blog (il m’est arrivé d’en écrire 5 par semaine au début de mon 1er blog et j’ai failli y laisser le peu de santé mentale qu’il me restait après la naissance de mes enfants ^^).

(MàJ 2020 : j’ai quasiment arrêté de publier sur un de mes blogs, ayant du mal à trouver l’inspiration. Pour l’autre je suis passé à 1 article / quinzaine voire par mois… selon mon actu).

Cela dit, si j’ai des tas d’idées d’avance, j’ai rarement des articles rédigés à l’avance. Si tu veux voir une façon bien plus efficace de gérer son planning éditorial sans être en flux tendu, je t’invite à lire l’organisation de Marlène.

Adapter les conseils

Enfin, mon ultime conseil c’est de savoir adapter les idées d’organisation et de productivité que tu peux lire sur internet ou ailleurs.

Par exemple, j’ai essayé la technique du Pomodoro 25 min. + 5 min. Ce rythme ne fonctionne pas du tout pour moi ! Le temps que je m’échauffe ça sonne alors que je commence seulement à prendre mon rythme de croisière… Et je n’ai pas besoin de pause avant 1h/1h30, ça me coupe complètement dans mon élan. J’ai donc longtemps trouvé cette technique complètement nulle… jusqu’à ce que je trouve mon rythme (je suis faite pour les marathons c’est tout).

Autre exemple très à la mode : le bullet journal. Je trouve cet outil super beau et très pratique, mais je déteste les ratures et j’écris (mal) comme un escargot avec un stylo. Et puis recopier des trucs d’un mois sur l’autre ne me tente pas du tout. Je me refuse donc à investir dans un beau cahier… Mes plannings, to do list, agenda hebdomadaire et autres trucs d’organisation pratiques sont sur Excel. Je déplace, je filtre par date, je copie colle… je gagne un temps fou et je n’ai jamais besoin de racheter un cahier ^^. Bref je suis fan d’Excel même si c’est moins créatif.

Enfin, dernier truc qui n’est pas fait pour moi actuellement : le fameux miracle morning. Tu sais, c’est le fait de se lever (très) tôt pour faire des choses importantes pour soi comme du sport ou écrire.

Ça a l’air merveilleux et efficace. Sauf que j’ai longtemps eu un fils muni d’un détecteur de « maman est réveillée », donc à moins de sortir avec mon PC pour aller écrire dans le square à côté de chez moi, il finissait toujours sur mes genoux… Et puis j’ai besoin d’avoir fait ma petite routine matinale avant de me mettre à bosser donc le matin, j’ai choisi le miracle de rester au lit jusqu’à l’heure de lever les enfants, de m’occuper de moi et de prendre un bon thé. Ensuite les enfants partent à l’école et la vraie journée peu commencer ^^

Voilà mon organisation de psychopathe qui repose quand même, avouons-le sur de l’entraînement.

Mon conseil ultime pour tenir efficacement sur la durée : écoute-toi ! Prévois des plages horaires pour toi et autorise-toi des pauses aussi souvent que nécessaire. La productivité c’est bien mais ton bien-être passe avant tout ! Parfois on a le droit de lâcher un truc qui nous pollue le planning même si, en théorie « il faut » (c’est ce que je fais de temps en temps avec mes réseaux sociaux…).

Et toi, dis-nous comment tu gères ta présence en ligne et ton planning ? As-tu des outils et techniques à nous conseiller ?

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